trelo-kanban

от

Как я использую Трело для работы и жизни

Расскажу как использую Трело в работе и в жизни, отхожу от стандартной и неудобной схемы самого Трело. Будет полезно тем, кто задумывается об организации себя, рабочего времени и об управлении командой.

Трело (а пишу я по русски и с одной «л») это удобная онлайн канбан-доска, не кабан, а канбан. Возможности канбана настолько широки, что каждый может придумать свою собственную систему управления.

Трело делает три вещи:

  • Создаёт и управляет карточками. Карточка в Трело — как бумажный стикер, из кубарика на котором можно написать что-то и прилепить на экран компьютера, чтобы не забыть. На карточке можно написать задачу, назначить дату, после карточка появится в календаре Трело, который заодно можно синхронизовать с календарем, назначить ответственного за задание, можно прикрепить файлы, ссылки и чек-листы.</
  • Создаёт листы между которыми можно перетаскивать карточки.
  • Создаёт и управляет досками. Доски в Трело — как пробковая доска на стене, на доску крепят стикеры, чтобы все видели эту задачу, а не только пользователь компьютера.К доске можно создать персонализированный доступ, чтобы только у некоторых людей был доступ, или только у вас, или у всех. Когда над одной доской работают несколько людей, все видят кто создает карточки, как они перетаскиваются между листами.
ispolzovat-trelo-dlya-kontent-plana

В Тинькоф-журнале Трело используют как систему управления всеми авторами и редакторами

Правил по организации листов и создания карточек нет, можно придумывать свои правила для каждой доски и кажду доску можно использовать по своему. Чаще всего Трело используют как систему контроля задач, но если расширить понимание проекта, то возможности Трело расширяются: список покупок к вечеринке, доска целей на год, контент-план, офис для редакции и так далее.

Доска желаний

Я не очень умею нормально планировать и контролировать цели, но каждый год я создаю несколько новых карточек в отдельной доске для визуализации желаний. У меня все довольно просто, есть то, что мне кажется прикольным, то, что я решил добиваться, и то что я добился, потому что прогресс надо отслеживать и гордиться им, а ошибки и «недостижения» (есть вообще такое слово?) нужно анализировать.

trelo-dlya-lichnoj-zhizni-instrukciya

Вы создаете карточку, прикрепляете картинку того, чего вы хотите — готово, вы визуализировали ваше желание. Хрень, не правда ли?

Так как я теперь работаю по методике Космос из одноименного блокнота МИФа, то планирование у меня идет на 90 дней. Составляю план: план по работе, по личным отношениям, по здоровью, по выходным дням и всякое такое. На каждую хотелку создается карточка и соответствующая визуализация. Тогда же я планирую, чего я буду добиваться из желаний, это может быть что-то, что я записал под Новый год, а может что-то новенькое. Как я уже сказал, есть два листа, то что я очень хочу и то, что я визуализирую, вроде бы хочется, но не настолько, чтобы чётко объяснить «зачем» и стремиться к этому.

trello-opyt-ispolzovaniya

Скажем есть желание, это желание нужно подкрепить всякими иллюстрациями и ссылками, чтобы аж пригорало, от того насколько хочется выполнить это желание

Скажем, я вроде бы и хочу в Калининград, но думать об этом специально, планировать поездку, договариваться с кем-то я не хочу. Поэтому закидываю в «хотелки», периодически, я возвращаюсь на доску и пересматриваю эту карточку. Подкидываю дополнительной информации, вроде «сколько стоит билет на самолет» или «лучшие кофейни города», если информация по Калининграду пересилит какую-то критическу массу в моей голове, то возможно я перенесу карточку в лист «добиваюсь» и всё же съезжу.

Доска Трело для саморазвития или учёбы

Так как я постоянно напоминаю себе, что я не самый крутой (ну видите ли, я считаю себя очень умным и крутым, но говорят, что это не так), поэтому довольно много времени я уделяю тренировкам и самообразованию. Для этого есть целая доска где я планирую когда и что конкретно я буду изучать. В Трело я раскидываю загруженность по обучению, отслеживаю весь процесс, само планирование провожу отдельно в Иксмайнде. После того как я определился с навыками по изучению, я распределяю их по группам и раскидываю их в Трело по месяцам.

navyk-priobretaetsya-tolko-cherez-oshibki

Чтобы у меня появился навык, нужно получить теорию, потом несколько раз обжечься и только потом появится настоящий навык

В самой доске всё просто. Записываю конкретные занятия, книги, вебинары и планирую, когда я это всё посмотрю. Конкретных дат я не назначаю, но каждый день, когда по расписанию мне пора уделить время на самообразование, я смотрю что я конкретно запланировал и выполняю что мне интереснее.

dlya-chego-ispolzovat-trello

Просто закидывайте все что хотите изучить с учетом того времени, которое у вас отведено на самообразование

Есть и другие доски из серии «саморазвитие», которая является своеобразной квинтэссенцией знания, хранилище всего хорошего, что может понадобиться для изучения какого-то навыка или профессии Теперь, когда я записался на курс LHTL я понял, что этого недостаточно, каждая карточка-навык должна содержать проект, в котором я полностью реализую свой навык. В верстке, сейчас, это правильные шрифты на всех моих ресурсах, и умение создавать и быстро редактировать страницы.

как использовать trello для хранения данных

К примеру, я часто использую трело для хранения знаний по каким-то определенным темам https://trello.com/b/iagH8E0i

Трело для работы

В моём мире их существует две разновидности, для себя, где я сам с собой работаю, и для команды, где вся команда видит, что и кто делает. Обычно в неё создают три зоны: «Сделал», «Делаю, и «Что буду делать». Я немного усложнил систему и сразу в листах обозначил когда я это собираюсь делать, это одновременно дает гибкость этой системе, и жесткость. Я знаю, что какую-то N-задачу надо сделать в начале недели, но могу позволить себе небольшую свободу в определении времени и конкретного дня, а для встреч и жестких мероприятий существуют календари и дедлайны.

trello-dlya-planirovaniya-nedeli

Доска в Трело, которую я использую для планирования своей жизни фрилансера

Каждая карточка это одна задача, которую необходимо сделать, если задача выполнена она улетает в лист сделано, если вам важно учитывать сколько вы работаете в этом месяце, нужно создавать лист, с названием недели или месяца, если задача стала неактуальной, её следует пометить «-», и главная фишка, которую я почерпнул на курсах финансовой грамотности — все задачи, за которую я получаю деньги, я помечаю символом «₽».

Есть несколько правил, связанных с нашим восприятием. Чем проще написано задание на карточке, тем лучше. Идеально, если задачу поймёт пятилетний ребенок, не грех, если при взгляде на задачу будет создаваться впечателение, что на задачу нужно совсем немного времени. Чем меньше ребусов, непонятных символов и пометок, которые требуют пояснения, тем лучше. Я не пользуюсь цветовыми метками, значками приоритета или стикерами, чтобы сделать карточку заметнее, самые важные метки должны быть текстовыми и «₽», «+» и «-» вполне хватает.

Каждую неделю лучше планировать где-то в воскресенье или в субботу, чтобы воскресенье совсем уж был выходной. Но при этом важно не делать задач, которых нет в этой доске, иначе какой смысл в планировании? Поэтому я хитрю и задним числом добавляю в недели срочные задачи, немного спасает то, что благодаря такой доске я могу равномерно заполнить нагрузку на день. Чисто психологически лучше быть не до конца нагруженным, не поработать, и потом сделать срочные задачи, чем потом, в последние дни недели доделывать болтающие, как говно в проруби, несделанные крупные задачи.

Туду (ToDo) — это некоторый буфер всех моих задач и идей, бывает возникает какая-то идея, которую хочется реализовать, но пока не понятно когда за эту задачу приняться. Такие задачи летят в туд. 20-30% всего времени, которое я уделяю на работу, уходят на статьи, у меня нет проблем с темами, главным образом потому что в туду всегда есть 20 тем, которые только и ждут моего внимания.

Смотрите как получается, у меня есть несколько тем, которые мне реально интересны. Я живу, читаю паблики, гуляю и вдруг вижу какую-то тему, о которой я могу рассказать, ну например, я вижу какую-то «плохую» группу в ВКонтакте и знаю как это исправить, если прямо сейчас я не могу взяться за эту тему, то карточка с названием темы и описанием что именно я имел в виду летит в туду. Естественно такой карточке рано для статьи, но может случиться так, что в какой-то момент я ещё что-то узнаю про улучшение той самой плохой группы. Тогда я открываю старую карточку и дописываю этот материал. В конечном счете, в такой карточке, в формате мыслей может накопиться материал на целую книгу.»

Телеграм-бот и Трело @trello_bot

сли вы используете Телеграм, подключите бота для Трело. На самом деле бот многое что умеет, создавать и редактировать карточки, добавлять комментарии к карточкам, назначать дедлайны. Z использую его только как ленту новостей.

Чтобы создать карточку, открываете бота, пишете Заголовок задачи и выбираете в какой лист и в какую доску его следует поместить, учтите, что бота нужно предварительно настроить. Сначала нужно синхронизировать телеграм-бота к вашему аккаунту в Трело, после настроить с какими досками вы хотите работать, можно настроить бота так, что вы будете видите новости только с избранных досок.

телеграм бот

Бот просто чудо как хорош

Если у вас есть вопросы по Трело, не стесняйтесь, пишите в комментариях, или если они закрыты мне в социальных сетях.

Понравилась статья, не стесняйтесь, отправьте автору подарок на кофе