14 важных наблюдений про личное и профессиональное планирование

14 важных наблюдений про личное и профессиональное планирование

Уже месяца четыре хочу рассказать, как я фрилансер, работаю на дому, или там где-нибудь на пляже управляюсь с задачами, не выгораю и срываю сроки. Но на серьёзную статью про планирование меня никак не хватает, поэтому расскажу в формате чек-листа свои выводы. Уверен, вам понравится.

dnevnik-uspeshnogo-cheloveka
Разворот из Дневника успешного человека от Левитаса. Этот дневник научил меня делать каждую новую задачу, лучше чем предыдущую

Планирование нужно чтобы не забывать о задачах, и чтобы не подвести людей, которые зависят от выполнения этих задач. Довольно долгое время, когда у меня было не очень много задач, я все запоминал. В принципе этого хватало. Но как только у меня появилась работа, появились дедлайный, запоминать стало сложнее, а потом начал и забывать. Довольно неприятное чувство, когда тебя спрашивают о чем-то, что ты соверешнно забыл сделать. По большому счету планирование больше ничего не делает, оно не делает тебя эффективнее, от того, что у тебя записаны все задачи, ты не сделаешь работу быстрее или качественне. Впрочем, если задача записана, это ещё не значит, что ты её сделаешь, но ты хотя бы будешь знать, что ты её просрал.

Всё планирование держится на двух привычках: записывать задачи, и проверять их и вычеркивать. Все остальное: приоритеты, важность, сложность, ответственность, дедлайны — литература. Сначала мне было довольно легко записывать задачи, а вот заставить себя вычеркивать и проверять задачи — забывал! Сильно помогла настройка уведомлений от календаря: утром приходило уведомление «составить список дел», вечером приходило «проверь список дел».Так начал всё записывать и сделанное зачеркивать, а не сделанное выбрасывать или переносить.

Вести отчет полезно! Если каждый день подводить краткие итоги: понимать что из запланированного не сделано, почему и что нужно сделать, чтобы это не повторялось, сама жизнь станет проще. Мне сильно помог «Дневник успешного человека» от Левитаса, подарили на Новый год. Я стал записывать ответы на вопросы: «Почему конкретно эта задача у меня удалась», «Почему эта задача не удалаось», «Что мне нужно запомнить, чтобы в следующий раз было также хорошо или даже лучше». Особенно крутые идеи лучше выписывать в отдельные блокнотики на повторение. Первое время было дьявольски тяжело, представьте нужно релаьно думать, почему удалось написать статью всего за три часа, вместо шести?! Если честно тяжело до сих пор, но теперь я не так внимателен к каждой задаче, поэтому стало проще.

Для записей задач я использую Трело, а гугл-календарь для встреч и всевозможных напоминаний «сделать то-то» или «посмотри на статью». Но на самом деле, совершенно не важно чем вы пользуетесь, как и для чего. Самое главное, чтобы это были те инструменты, которые вам удобно использовать. Я просто физически не могу терпеть бумажные блокноты, мне нравится в них писать, но меня бесят блокноты и ручки на столе, бесит то как все валяется в неразберизе, удобнее проверять все документы в приложении, а стол держать чистым.

Правило «Будь в фокусе» существенно ускоряет работу. Я максимально концентрируюсь во время одной конкретной задачи. Использую техники Помидоро, чтобы делать одну задачу. Разные задачи требуют разного времени на выполнение и концентрацию, но лучше не тратить на одну задачу больше 25-30 минут. Но это зависит от настроения и от сложности задачи.

«Записывай задачи сразу!» Каждый раз, когда у меня появляется какая-то задача, я сразу записываю её в планировщик. Задача может появиться просто потому что я сам её придумал, что-то типа «Ой, неплохо бы сделать …», задачу может поставить мой заказчик, каждый раз когда вы понимаете, что у вас появляется новая задача — записывайте! Так вы не забудете даже пустяковые задачи.

Правило «Выйди с работы». Когда я только начинал фрилансить, я мог проснуться в 11 утра, и до 7 вечера смотреть всякие сериалы, читать книги, и только потом приступал к работе и так до 3 ночи. К счастью или нет, но я заметил, что мне гораздо проще и легче делать все задачи с утра, а вечером уже отдыхать. Поэтому я внедрил новое правило для себя: после 9 вечера, в любом случае выключаюсь из работы, если компьютер включен, то только для просмотра сериалов или кино. Но обычно просто выключаю и больше не смотрю.

Правило «Награди себя». Самое сложное правило для меня, за завершение сложных задач нужно наградить себя. Награды могут быть различными, но важно, чтобы мне хотелось этой награды, и без неё сложно. Можно наоборот, наказывать себя, лишать себя чего-то за не сделанные задачи. Правило сложное, потому что: «Кто я такой, чтобы лишать себя кока-колы?»

Правило «Забей гвоздь в гусеницу». Гусеница — классная метафора сроков проекта, которая имеет свойство растягиваться и удлиняться, кроме этого она она может пожирать дополнительные ресурсы. А вот гвозди это метафора промежуточных дедлайнов со сверкой. Начинается новая сложная задача на несколько дней, договоритесь о следующей встрече, где будете обсуждать сделанные мини-задачи.

Правило «Делай говно сразу. Просто зачем делать говно в последний день, если можно сделать сразу, а потом переделать и получится хорошо». Возможно кого-то это правило возмутит, ведь нас учили, что делать говно плохо, нужно делать сразу хорошо. Но лично у меня так получается редко, постоянно переделывая говно, у меня получается всё лучший и лучший продукт. Ну и в конце-концов, пост из говна и палок на 300 символов, всё же лучше чем никакого поста.

Правило «Не делай срочное и большое». Иногда бывают задачи, которые прелетают, как будто из запустили из огромной рогатки и самую пятую точку, и вся задача орёт «сделай меня сейчас-же». Так вот, не нужно делать сразу, потерпите, через 10 минут окажется, что эта задача не такая уж и срочная, а через двадцать, что её и не нужно было делать. Просто нужно думать, прежде чем рвать жилы и делать, посмотрите и вдохновитесь этим старым скетчем из Фитиля.

«Закладывай люфт». Не грех на каждую задачу закладывать несколько запасных дней, но не закалывадывайте время «чтобы потупить», закладывай время, чтобы сделать раньше и порадовать людей своей скоростью. Тут надо аккуратно действовать, смысл люфта именно в возможности порадовать людей, и не прогибаться под требования «сверху», когда хотят родить ребенка не за 9 месяцев, а за 1, к тому же любая задача стремится расшириться на весь срок выполнения дедлайна, с другой стороны бесконечно много времени не получится закладывать, вас ограничат сверху.

Наладь коммуникации. Я отключил все уведомления из всех сообщений, нет пушей, и я не сижу постоянно на телефоне, вместо этого я спокойно работаю. Но каждые два-три часа я проверяю почту, скайа, слак, дискорд, телеграм, соцсети, для того, чтобы ответить на неотвеченные сообщения и немного потупить.

Одно место. Если вы кладете ключи от дома в разные места, на полочке в прихожей, на подоконике в комнате, в кармане сумки, то каждый раз уходя из дома вы будете тратить время пытаясь найти этот ключи. Точно также и с задачами и планированием, лучше сводить все задачи, проекты, цели в одно место. Но не стоит гиперболизировать, тут важно не «принципиально одно место», а одно место для одних вещей: проекты и задачи в Эверноуте, а не в Трело, Эверноуте, Календаре, в Заметках, статьи и документы только в гугл доках, а не в гугл-доке, на дропбоксе, в айклауде и так далее. Одно место для определенных вещей! Не стоит путать правило «одного места» с «неумением делать бекапы». Бэкапы полезны и их стоит делать, но пусть это будет автоматические бэкапы, которые хранятся в разных облаках, а не дубликаты одной информации в разных местах. Если у вас разные задачи записаны в разных местах, какую-то задачу вы забудете сделать — 100%! Именно поэтому я использую цифровой блокнот, вместо бумажного, потому что могу записать задачи и заметки в любом месте, а не ждать или таскать с собой бумажный блокнот.

%d такие блоггеры, как: