методы управления космос

от

Самоменеджмент фрилансера или Как работать меньше, зарабатывать больше и не быть инфоцыганом на песочном пляже

Делюсь своими наработками по самоменеджменту, мне кажется, что подобное пригодится фрилансерам и удалёнщикам. Не гарантирую, что вы сможете уехать куда-нибудь на Боа и работать два часа в день, но чуть-чуть работать, а остальное время уделять хобби или семье — вполне.

Моя система сейчас держится на девяти китах, о некоторых я уже рассказывал, поэтому я не буду их детально описывать, но дам ссылки на место, где уже рассказывал-показывал.

🐳 Постепенные кайфовые изменения

Существуют сотни, если не тысячи статей и книг по менеджменту. В них описываются классные вещи. Но почти всегда их сложно применить.

Ребята, не нужно «с понедельника» пересаживаться на систему по Архангельскому, или на матрицу Эйзенхауэра. Особенно если до этого вы просто «шли по течению». Сначала попробуйте делать что-то одно, а уже потом можно улучшить систему. Для кого-то будет норм начать записывать в блокнотик план на день, кто-то начнет использовать стикеры, другие скачают приложение ТуДуист и начнут работать с ним.

Тут очень важно не слиться. И продолжить это делать.

🐳 Постоянное записывание

Я не могу сказать, что записывал всю жизнь и вообще молодец, скорее нет, обычно я все запоминал, а потом благополучно забывал. Но мысль: «Все что не записано на бумаге, не существует!» — я знал давно.

Когда у меня появилось больше 5-6 задач и 10-20 мелких задач, которые надо постоянно делать, пришлось записывать.

Сначала это было Трело. В ней у меня была доска «работа» с разбивкой по дням недели. Подробнее об этом и других способах управления собой, рассказываю в статье «Как я использую Трело»

trello-dlya-lichnogo-planirovanirovaniya

Доска в Трело, которую я использую для планирования своей жизни фрилансера

Система хоть и жила долго, но не была по настоящему функциональной. Довольно быстро я переключился на Эверноут + ГТД.

Вкратце суть:
• все вещи: рецепты блюд, рабочие задачи, домашние дела, обзоры книг записываем в одно место, в эверноут
• каждой заметке присваиваться определенный тег, чтобы можно было их все отсортировать
• периодически это хранилище данных нужно пересматривать под нуль, чтобы удалить всякое-ненужное.

Сила системы Эверноута в мобильности и удобстве сортировок. Я хоть и люблю возить ручкой по бумаге, но в бумажном блокноте нельзя быстро посмотреть записи, которые относятся к школе или к ближайшему бесплатному курсу. В эверноуте, каждая задача у меня получает название, а потом я могу их отсортировать и работать только с задачами по одному проекту.

Каждая заметка может иметь несколько тегов, в том числе и вложенные, автор методики рекомендовал делить на 5 уровней: текущее, проекты, зоны ответственности, цели, информация и предназначение. Внутри этой системы есть и другие теги: рецепты, книги, идеи для постов, мелкие задачи, которые делаются за 10-15 минут.

evernote gtd

Очередные теги в эверноуте

Должен предупредить, что у меня платная версия Эверноута, поэтому я могу пользоваться и с телефона, и с двух компьютеров и не ограничен размерами файлов для синхронизации. Вам же я рекомендую попробовать поработать сначала с телефоном и с веб-версией, а потом если приживется, будете думать дальше.

Кроме постоянного записывания, нужно периодически приходить и ворошить все записи, вдруг забыл поставить метку или просто забыл о чем-то. Для этого у меня в календаре на каждое воскресенье записано «проверь задачи», и я действительно ворошу. Совсем не обязательно прямо всё записывать в одно место, главное, чтобы вам это было максимально комфортно. Ну и желательно, чтобы все однотипные задачи попадали в одно место, не нужно записывать рабочие задачи в еверноут, битрикс и на стикеры. Но уместно дублировать задачи, скажем во время звонком я пишу рукой, а потом переношу записи в еверноут.

Я веду некоторые рабочие проекты в Трело, потому что нужно, чтобы люди видели прогресс работы по разным задачам, но у меня есть дубль этих задач в Еверноуте.

Я записываю в календарь все вещи, которые нужно сделать в определенный день, в определенное время, например у меня запланирован созвон.

Либо если нужно получить уведомление о чем-то, поэтому в календаре я записываю что-то вроде дедлайнов, «подвести итоги конкурса».

🐳 Планирование дня и шаблоны

Когда Эверноут внедрил шаблоны, мир этого блокнота на маке стал идеален! Раньше я писал вообще все задачи в заметки, назначал им «сделать сейчас 1» или «сделать потом 2». В итоге, у меня были записи на 100-200 пунктов, которые я бы никогда не сделал. Поэтому я завел отдельный вид заметок «планирование дня», чтобы в один блокнот записать не больше 6 задач.

Раньше я копировал какую-то форму с предыдущего документа, теперь я создаю шаблон и постоянно им пользуюсь.

Шаблоны Эверноут

Выбираю типовые шаблоны

Внутри шаблонов может быть что-то ваше, я перенес систему тактического планирования, которые почерпнул в дневниках Успешного человека и Космос.

Я продолжаю записывать всякие задачи в отдельные заметки, но если сделать отдельный документ, и назвать его «Понедельник 2019 02 04», а внутри этой заметки записать все твои 6 задач, то будет лучше. Из дневника «Космос» я почерпнул идеи «мелкого тактического планирования на день, с ключевой задачей на день, ограничением задач в принципе», среднетактическое на неделю, каждая заметка из одного дня, должна приближать меня к цели на недлю и долгосрочно-тактической на 63 дня или 9 недель.

Типовой шаблон в Эверноуте

Типовой шаблон в Эверноуте

Показываю шаблоны по одному и объясняю. ДУС — это дневник успешного человека, который научил меня самой крутой вещи, анализировать почему удалась конкретная вещь и как её улучшить в будущем.

ДУС 1 — это планирование на один день, состоит из чек-листа, по оформлению заметки, помидор-доски, задач на неделю и ссылки на форму с подведением итогов дня.

дус 1

дневник успешного человека на 1 день

ДУС 7 — на неделю. В нем: чек-лист, тактические планы на неделю, трекер успешности и ниже, строка для благодарностей, если мне есть за что кого-то поблагодарить, то я пишу имя человека и описываю за что. Например, сегодня, я получил красивую почтовую открытку от подруги, эта открытка меня очень порадовала и я записал, какая Саша молодец.

дус 7

дневник успешного человека на неделю

ДУС 63 — планирование на 9 недель. Это не долгосрочно-статегическое планирование, которое в стиле «кем ты будешь через 5 лет», это просто набросок к чему ты идёшь. У этой заметки более серьёзный состав.

Ставлю планы по работе, личным успехам и семейным успехам. Когда ставлю этот план, нужно сохраняя реалистичность задачу на небольшие этапы на неделю. Обязательно нужно придумать награду, которую ты получаешь, за выполнение всех целей. Награда должна быть желаемой, но не жизненно необходимой. В последний раз я поставил эпл-вотч и это сработало, я смог выполнить все задачи и тогда уже купил эту безделушку.

По всем заметкам, в конце периода нужно подвести итоги. Что было сделано, благодаря чему именно это получилось, а если ты был неуспешен, то это тоже нужно проанализировать.

🐳 Система мотиваций

Довольно сложная вещь для меня. Я пробовал разное, но долго ничего не держалось. Ни штрафы-лишения, если я «плохо» поработаю, то лишу себя шоколадки, ага щас, кто я такой, чтобы сидеть без шоколада!

Тем не менее, всевозможные награды, штрафы и ачивки меня мотивируют на изменения себя. У меня должна быть мелкая награда, которую я получаю если сделал что-то, к примеру, я могу разрешить себе выпить колы, если сделал минимум задач до обеда. Есть средние задачи — кино, если я поработал в течение недели хорошо.

Говорят, что если вы применяете подобные мотивации и штрафы на пару с другом, подругой, то это работает лучше — не уверен. У меня не работает, точно!

Но заполненный календарик, что я продержался в течение месяца делать зарядку и все дни зачеркнуты — мотивирует.

🐳 Контроль с помощью таблиц и форм

Мало записывать успехи и благодаря чему они достигнуты. Нужно следить за динамикой, может случиться так, что вы двигаетесь, работает, но в реальности, добились меньших результатов, чем если бы двигались.

Для этого нужны таблицы и графики, но вести их вручную — геморно, я сделал форму, данные которой отправляются в гугл-таблицы. Подробнее об этом в видео.

В общем, создаете таблицу, каждый день заполняете новый день, а потом смотрите графики и думаете над своим поведением.

Удивительно, но самые значимые изменения, возникают незаметно, благодаря ежедневному труду.

К сожалению, даже в этом случае надо вести всё вручную, я бы хотел иметь что-то вроде фитнес-браслета, которы считает всё, что я ел и которые считают, сколько я работал и отдыхал.

🐳 Концентрация и отдых

Раньше я мог просидеть весь день, протупив в экран, теперь предпочитаю сидеть поменьше, а делать больше. В самом начале были приложения Помидоро, которые разрешали работать по 25 минут, а затем отдыхать.

Я быстро переключился на таймер на фитнес-часах и научился не только на время работы концентрироваться но и на отдыхе. Я ставил таймер на 10 минут, чтобы только потупить в Инстаграме, а потом ещё на 25 минут работа.

Этим летом у меня появилась помидор-доска, в которой я ограничивал ежедневное время, которое я уделял каждому проекту. Только так я гарантировал отдых.

Поработал один помидор, закрасил клеточку. Поработал 6 клеточек, всё, работа на сегодня закончилась.

помидор доска

система контроля рабочего дня

🐳 Эффективность часа

После помидор-доски мне пришлось учиться считать стоимость рабочего часа. Я получаю зарплату за проект, и когда я получаю 10 тысяч за работу, которую делаешь за 10 часов, это нравится гораздо больше, чем получить 10 часов, но потратив на работу 30 часов. А у меня такое было, я слишком долго тупил и отвлекался.

Такая помидор-доска заставляла концентрироваться на задаче: делать быстрее и качественнее.

🐳 Обстановка и диета

Забавно, но большую часть успеха в планировании выполняет обстановка и диета.

Носки — многие фрилансеры работают в трусах, но если вы одеты хотя бы в кэжуал, и на вас носочки, концентрироваться проще.

Отдельное рабочее место и место для отдыха — у меня есть ноутбук и компьютер. За компьютером я работаю, за ноутбуком, иногда тоже, но чаще отдыхаю.

Мне норм без стула и стола работать, но говорят, хорошие стол и стул — это всё в работе!

Много воды — очень полезный «лайфхак»: чай, кофе, мате, смузи — чем больше жидкости, тем лучше. ХЗ как это работает, но когда у меня на рабочем столе появился стакан с водой и лимоном из которого я постоянно пью, работать стало легче.

Много легкой еды: фрукты, овощи. Я четко заметил, что если я переедаю или выпил больше одной банки колы, то моя эффективность работы падает в ноль. Это я заметил благодаря ведению таблиц в гугле. Просто обнаружил зависимость между этими вещами.

🐳 Сон

Самое главное — в любой ситуации высыпайтесь! Я не могу даже описать насколько мне стало круто, когда я стал спать больше 6 часов. И быстрее работать начал и с утра быстрее раскачиваться и засиживаться перестал. Кстати, умные будильники в помощь, они по крайней мере помогают легко проснуться.

🐳 Фишули

Я не уверен, что эти вещи прям помогают, но скорее всего помогают.

Медитация на 2-5 минутки. Просто сядьте и посидите ничего не делая, когда вы такое пробуете в первый раз, вы реально охуеваете, ничего не делать очень сложно. Это помогает концентрироваться дальше на работе и меньше отвлекаться

Чек-листы — это скучно, я редко это делаю, но когда я начал записывать «пошаговые шаги» для разных вещей, я увидел моменты, которые можно было сильно ускорить без потери качества.

Открутка назад — сядьте и постарайтесь записать всё что вы делали сегодня в обратном порядке. Скажем в 21:00 вы сели и записали «открутка назад», потом нужно вспомнить «ужин», потом то, что было до ужина и так до утра. Если вдруг вы пишете обед и вспомнили, что что-то забыли записать на вечер, начинайте заново! ЭТо упражнение показывает вашу сконцентрированность и способность отвлекаться. Обычно, неспособность выполнить такое упражнение, говорит о нарушениях образа жизни.

Спусковые крючки — берите спусковые крючки от Дорофеева, смотрите на них и записывайте все задачи которые вспомнили. По сути это выгрузка всех мыслей, если хотите, очистка корзины, так как пустая голова «думает» быстрее.

МЖП (минимально жизнеспособный продукт) — всегда начинайте с создания МЖП. Вместо того, чтобы писать статью, пишите заметку, вместо заметки оформите голосование. Вам нужно делать простые вещи, которые быстро создаются, но при этом их можно продать. Подход «давайте не будем звать супердизайнера и программиста, давайте проверим теорию на лендинге — экономит деньги.