4 заметки с тегом

менеджмент

Помидор доска — новая рабочая система для самодисциплины фрилансера

Я люблю работать, можно сказать, что мое хобби это работа. Иногда меня это немного пугает, кажется, что в моей жизни нет ничего кроме работы. В какой-то момент я решил, что с этим надо что-то делать.

Всё что я придумал — это ограничить число часов, которые я трачу на работу, за которую мне платят.

То что я придумал, я нигде раньше не видел, но наверняка кто-то уже реализовывал подобное, для себя я придумал название «Помидор-доска». Это нечто среднее между работой по помидорам, канбан-системой и советами из книги Джедайские техники.

Помидор доска

Помидор

Техника Помидоро — довольно известная тема, суть в том, чтобы выполнять одну конкретную задачу в один отрезок времени.

В классическом виде предлагается 25 минутный отрезок. Классический вид системы мне был неудобен, поэтому методом проб и ошибок я немного модифицировал систему:
— Не обязательно работать 25 минут, можно делать спринты подольше или поменьше, прежде всего это зависит «от настроения работать», можно все задачи поделить на 5 минутные отрезки и делать задачи-пятиминутки, но спринты лучше не растягивать дольше 40 минут.
— Не обязательно работать над одной задачей в течение спринта, но обязательно доводить ту задачу, за которую взялся до конца. Не отвлекаться на всякую хрень,. Нельзя вставать. Скажем, если я поставил задачу «сформировать контент-план» и выполнил эту задачу быстрее, чем за 25 минут, я могу сразу взяться за другую задачу, например, отрисовать Инстаграм Истории на неделю. Но я не могу отрисовывать Инстаграм Истории, если взял задачу контент-план.
— В начале рабочего дня составлять список задач, которые ты будешь закрывать в течение дня, этот список лучше держать где-то под рукой.

Раньше для отсчета помидоров я использовал специальные приложения на телефон или компьютер. Одна из программ прослужила особенно долго, но и она слилась. В итоге, совершенно случайно, я понял, что на моих фитнес-часах есть таймер обратного отсчета, нажал на часы и быстро запрограммировал ближайший спринт.

Простейшие фитнес-часы какого-то китайского производителя

Задачи

Важно — нужно уметь работать с задачами. Когда я только-только начинал у меня были бесконечные списки задач, которые надо было делать. Я ебошил и ебошил, пока глаза не слипнуться. Это нездоровую систему смогла исправить книга Джедайские техники.

Заметка про планирование задач: https://ilyaslusarev.ru/blog/all/14-nablyudeniy-pro-planirovanie/

В основном, все задачи все хранились в голове — вначале это было ок, но после я начал замечать, что многие задачи делаю в последний момент. Пришлось самоорганизовываться, для этого перебрал десятки техник для тайм-менеджмента и управления задачами.

В результате понял — все эти техники херня! Самое главное выработать две привычки.

  1. Записывать задачи в одно место, не в десяток разных приложений и блокнотов, а реально в одно место.
  2. Периодически проверять этот список и вычеркивать сделанное.
    2* Не делать задачу, если её нет в списке. Сначала записать, потом делать.

У этой системы есть подводный камень — нет понимания о приоритетных задачах. Кажется, что стоит записывать вообще все задачи и делать всё подряд. Тут есть риск, опять упасть в рутинное делание всего, чтобы этого не произошло, нужно две вещи:

  1. Четкое понимание за что тебе платят,
  2. На уровне рефлекса работать с таблицей приоритетов Эйзенхаузера: ещё на этапе обсуждения я понимаю кто должен делать эту задачу, какие у неё сроки, и не делать срочные задачи «про вчера».

Для управления задачами я пользуюсь Эверноутом, в отдельные заметки записываю задачу со всеми подробностями, а если она привязана к какой-то дате, то настраиваю уведомление.

Заметка, как я пользуюсь Эверноутом: https://vk.com/@slusarevilya-kak-frilanseru-upravlyat-proektami-cherez-evernote

Но эверноут хорош для больших задач-проектов, когда у тебя перед глазами есть список задач, из которого ты вычеркнул все пункты, это бешенно мотивирует, поэтому некоторые сложные задачи, я разбиваю на задачи помельче и записываю их в лист с галочками.

программа вик трэк, которую изначально я использовал как трекер привычек, собственно именно с помощью неё я придумал эту доску.

С чего всё началось

Собственно было несколько инсайтов. Я работал каждый день больше 12 часов, и это не всегда приводило к лучшим результатам. Я просто много всего делал, и в какой-то момент я понял, что за час зарабатываю гораздо меньше людей, которые явно проигрывают мне по компетенциям.

Вместо того чтобы работать по 12 часов делая много, я решил работать ровно столько часов в день, за сколько мне платят. Если статья стоит 5 000 рублей, значит на неё я должен потратить максиму N часов. Если до конца N остался один спринт — сокращаю статью и делаю её проще, либо дописываю как идёт, но в будущем прорабатываю почему на неё я потратил больше времени чем положено.

Тут важно не халтурить, потому что «не успел», а максимально повышать производительность одного часа. Со статьями просто — я не пишу статьи, по которым мне нечего сказать, в результате статья получается быстрее.

Чтобы это всё работало, нужно рассчитать стоимость своего рабочего часа. Правильную методику расчета можно взять из книги «Жесткий тайм-менеджмент» Дэна Кеннеди, я же взял среднемесячный доход за три месяца и поделил его на 80 часов. Просто я решил, что должен работать максимум по 4 часа 5 дней в неделю, или чуть меньше 3 часов каждый день. Можно работать 2 дня в неделю, а остальные дни выполнять работу на полчаса. Но не перерабатываться.

Стоимость рабочего часа стало основой для всего, теперь, если я делаю какую-то работу, которая явно не отбивает моё время и можно найти фрилансера, который быстро всё сделает за дешевле, я начал делегировать эти вещи фрилансерам. Скажем, если мой час стоит 500 рублей, я не должен тратить его на транскрибирование вебинара, если есть фрилансеры, которые сделают это за 200 рублей.

После я начал делегировать те задачи, которые стоят меньше стоимости моего часа, критерий тут один — я знаю, что есть люди, которые сделают какую-то работу также качественно как и я, но они будут стоить меньше, чем мой час. Первые задачи на постоянное делегирование: транскрибация видео для статей, проверка текста на ошибки, я все ещё закидываю тексты в орфограмку, но уже не вычитываю вслух, верстка статей в блог или копирование из блога в лонгрид ВК.

После я начал считать сколько времени я должен уделять на каждый проект, чтобы закрыть свой доход. После распределил рабочие часы на 5 рабочих дней в неделю. Получилось на один проект N часов, на написание одной статьи должно уходить X времени, а на другой проект Y времени.

Как это работает

На листе бумаги я записал все проекты, которым должен уделять время. Записал сколько времени я могу тратить на каждый отдельный проект. Ячейки на бумажке поделены на 25 минутные отрезки для удобства, как универсальная длина спринта. Если проработал 25 минут закрашиваю одну ячейку, больше, закрашиваю столько ячеек, сколько проработал.

Собственно это обычные листы, которые приклеены за стеклом на шкафу. Обычным маркером для досок, которые легко пишут по стеклу и стираются, я закрашиваю эти ячейки. Жирной полосой над ячейками я фиксирую, сколько времени занимает работа над крупными задачами.

В табличке справа есть трехколонник, в котором я ставлю + если отработал положенное число спринтов за этот отрезок времени. Если я увлекся и переработал больше одного спринта, ставлю точку, каждый дополнительный сегмент — точка. Четыре точки — плюсик. За неделю в одном проекте должно быть максимум 6 плюсиков. Если больше — анализирую почему так получилось и что с этим надо делать.

Сейчас у системы есть недостаток — я не могу нормально проанализировать что случилось за месяц, за несколько месяцев, только за неделю. Пока выписываю все выводы за неделю, в отдельный блокнотик эверноута «рабочий дневник», если вы знаете как это можно автоматизировать и упростить — рассказывайте, буду только рад.

1 октября   менеджмент   работа

Обман про «секрет» успешной работы, который нам вдалбливали с детства

Когда я был маленьким, моя мама говорила мне: «Прежде чем что-то делать, подумай». В школе, когда я делал проекты и презентации, учителя всегда говорили: «Начинать следует с цели». Потом я поступил в универ, занялся общественной деятельностью, начал делать соцпроекты, много читать, и всегда, во всех моих проектах, мне, словно попугаю, твердили одну мысль: «Прежде чем что-то сделать подумай, поставь цель, сделай план …»

Откройте любую книгу по личной эффективности — Главное цель!

Сходи на любой курс по менеджменту, управлению, эффективности — Если все равно куда идти, никуда не придете!

Такая установка — губительна. Из-за неё мы оттягиваем действие.

Цели — это ерунда

Вначале кажется — да, без цели никуда. Если ты понимаешь, что «Нужно собрать пазл по картинке на коробке», «Нужно похудеть на 10 кг к Новому году», «Нужно сделать а, б, в, г, д — для продвижения личного бренда» — вероятность достижения цели выше, чем «Собрать пазл», «Похудеть», «Продвинуть личный бренд»

Отнюдь!

Но в моей практике, между планированием «Я хочу похудеть» и реальными действиями сделанными для этого — пропасть.

Все мои успешные проекты объединены одной деталью — я просто делал. Цели, планирование, фокусировка, распределение — всё это приходило потом.

Сначала я начинал делать просто какие-то штуки по приколу, потом начинал их усиливать. Сначала я начинал бегать, после того как каждое утро бегал в течение двух месяцев я начал задумывать о целях бега и возможностях усиления.

Но сначала стояло действие.

Это работало везде...

В продвижение личного бренда — просто начал писать статьи на интересные мне темы.

В зарабатывании денег — просто начал просить больший кэш.

В путешествиях — просто каждый выходные начал выбираться на природу на погулять два часика.

В изучении английского — записался на курсы и начал ходить дважды в неделю.

Сначала выводы, потом действия!

Выводы

Из своего опыта сделаю выводы

Мелкие цели, которые сразу приносят результат: удовольствие, деньги, похвалу — гораздо эффективнее двигают тебя к общей цели. Сначала я начал писать статьи для своего блога, потом я начал развивать себя как личный бренд
Надо пробовать все что попадется. Никогда не знаешь, что тебе принесет большее удовольствие, и как это в итоге стрельнет.
Если у меня появляется глобальная идея «Покорить Фиши», «Заработать на квартиру», «Подтянуться 1000 раз за месяц» — начните с малого. Гуляйте по 20 км, зарабатывайте так, чтобы откладывать каждый месяц так, как будто отдаешь ипотечный долг, начните подтягиваться.
Начните просто делать

Цель и результаты приложатся

Просто делайте

2017   менеджмент

14 наблюдений про планирование

Я давно хочу написать какую-нибудь серьезную статью про планирование и про то как я сам работаю с планированием. Но все никак, поэтому решил выписать все свои мысли простым чек-листом.

Разворот из Дневника успешного человека от Левитаса. Этот дневник научил меня делать каждую новую задачу, лучше чем предыдущую.
  • § Планирование нужно чтобы не забывать о задачах, и чтобы успевать к дедлайнам. Я долгое время жил и работал, когда мог запомнить все свои задачи в голове, и делал дела сразу же, что позволяло успевать к дедлайнам. Поэтому все то время, я жил без планирования и оно мне было не нужно.
  • § Всё планирование держится на двух привычках. Привычка записывать задачи, и привычка проверять их и вычеркивать. Все остальное — литература. Чтобы привить эти привычки, мне сильно помогли напоминания в гугл-календаре. Я настроил уведомления утром и вечером. Утром приходило уведомление «составить список дел», вечером приходило «проверь список дел».
  • § Планирование станет в разы эффективнее, если вести отчет по каждому дню. Мне помог «Дневник успешного человека» от Левитаса. Я стал записывать ответы на вопросы: почему это получилось, что нужно, чтобы стало лучше. Особенно крутые инсайты, лучше выписывать отдельно, и хранить рядом, чтобы не забывать.
    Я использую Трело для записей задач, и Гугл-календарь для записи встреч и напоминаний. На самом деле, совершенно не важно чем вы пользуетесь, как и для чего. Просто мне оказалось удобнее проверять все документы в Трело и в календаре.
  • § Правило «Будь в фокусе». Я использую технику Помидоро, чтобы держать контроль над одной задачей в течение 22 минут. Как показала практика, с помидором я успеваю больше, чем без него.
    Правило «Записывай задачи сразу» — каждый два-три помидора, я отвлекаюсь на проверку сообщений и беседу с коллегами, если за это время у меня появляются задачи, я их сразу же записываю в планировщик. Так я не забываю даже пустяковые задачи.
  • § Правило «Выйди с работы». Когда я только начинал фрилансить, я мог проснуться в 11 утра, до 7 вечера смотреть сериалы, а потом приступить к работе до 3 ночи. Но потом я заметил, что когда я договаривался вечером погулять с друзьями, я успевал сделать все задачи гораздо быстрее. Так я завел себе правило «В 9 прекратить всю работу и занять своими делами». Я стал больше успевать.
  • § Правило «Награди себя». Слышали о том, что нужно поощрять себя за трудные и неприятные вещи? Для меня это самое сложное правило, у меня был такой аргумент: «Кто я такой, чтобы отказывать себе в чем-то?». Я начал с колы и с сериалов. Я очень люблю сериалы и колу, и я решил, что если я буду усевать делать все задачи до 9 вечера, значит я молодец и заслуживаю банку колы и сериал. Не знаю почему, но это оказалось хорошей мотивацией для меня, и я стал гораздо тщательнее следить за списком задач.
  • § Правило «Забей гвоздь в гусеницу». Гусеница — это метафора проекта, как и гусеница проект может сильно растягиваться и сдвигать дедлайны и требования к ресурсам. Гвозди — это метафора промежуточных дедлайнов, которые помогают держать под контролем проект и не уходить в бесконечное улучшение.
  • § Правило «Делай сразу. Переделай». Почему-то мы все хотим делать все хорошо и сразу У некоторых, наверное, это получается, у меня получается редко. На чаще, если я через пару дней возвращаюсь к тексту и переделываю его, текст становится гораздо лучше. Так я выработал правило, у тебя есть идея написать про лень СММщиков? Напиши корявую статью сразу, или набросай ментальную карту, а потом вернись к ней, и переделай, а потом ещё раз вернись и переделай. Через три-четыре итерации, статья станет божественной, без дополнительной правки, и без долгих мучений.
  • § Правило «Не делай срочной и большое». Большое — это задача, на выполнение которой уйдет больше 5 минут. Все срочные задачи, в моей практике, оказывались не срочными, и ничего страшного не происходило, если их не выполняли сразу же. Если задача действительно срочная, нужно понять, что нужно изменить в имеющемся списке задач, что бы успеть выполнить срочную задачу, и не пострадал собственный список задач.
  • § Правило «Закладывай люфт». Люфт это дополнительное время для задачи, если вы прогнозируете, что сделаете статью, за 6 часов, добавьте ещё час, чтобы было время на всякий пожарный. Не нужно говорить вилку: «Сделаю через 2 часа или через 4». Лучше сразу сказать: «Сделаю через 4», тогда если сделаете за два часа, вам будут благодарны, за расторопность.
  • § Наладьте коммуникации. Каждый два часа я проверяю почту, Скайп, Слак, Телеграм, соцсети. И везде меня поджидают неотвеченные сообщения и новые задачи. В разных местах я могу общаться с одними и теми же людьми, поэтому мы можем обсуждать одинаковые вопросы, чтобы не терять нить обсуждения или важные задачи, я договариваюсь с ними общаться по одному проекту только в одном месте.
  • § Сохраняйте все документы в одном месте. Из-за обилия соцсетей и мессенеджеров, мне могут прислать важные документы практически везде, это усложняет дальнейший поиск документов. Прислали договор, а ты не помнишь где, в почте или в «ВКонтакте», приходится полчаса искать, чтобы это избежать, все приходящие документы сразу сохраняйте в одном месте, я для этого использую Трело.
2017   менеджмент

Как я использую Trello

Расскажу как использую Трело в работе и в жизни. Будет полезно тем, кто думает об организации себя, рабочего времени и тому подобное.

Trello — программа для управления проектами

Трело делает три вещи.

  1. Создает и управляет карточками. Карточка в Трело работает — это как бумажный стикер, на котором можно написать что-то и прилепить на экран компьютера, чтобы не забыть. На карточке можно написать Задание, назначить дату, и тогда карточка появится в календаре, назначить ответственного человека, который будет получать уведомления, к карточке можно прикрепить файлы, ссылки и чек-лист и прикрепить закладку.
  2. Создает листы между которыми можно перекидывать карточки.
  3. Создавать и управлять досками. Доски в Трело — это как пробковая доска в офисе, на которую можно прикнопить стикер. В доску можно приглашать людей, тогда у доски будет командный доступ и так можно будет управлять процессами.

Используя эти три инструмента можно создавать любую удобную систему управления проектами. В Тиньков-Журнале редактор создает карточку со статьей, и ведет её по мере прохождения редакционных этапов. В проектах, когда нужно посчитать кто сколько сделал, создают доски, где видно кто сколько сделал для проекта. Посмотрим на то, как я организовывал управление проектами.

Доска желаний

Чтобы не профукать цели и мечты, я контролирую их в Трело. Я кучу лет пытаюсь похудеть, и каждый год обещаю похудеть, я менял установки, я ставил четкие цели «похудеть на 10 кг». Но реальный прогресс пришел, когда я стал постоянно работать с карточками желаний.

Первого числа каждого месяца, у меня работа над стратегическим планом, целями на несколько месяцев. Я планирую бюджет, планирую загруженность, выходные.

В лист «мечтаю» заношу все, более-менее серьезное, но в чем я не уверен, что я действительно этого хочу.

Я не знаю, хочу ли я в Калининград. Вроде бы круто туда съездить, поэтому эту карточку я создал, и она лежит в «хочу», в эту карточку я скидываю фотографии, информацию о Калининграде и все такое, если информация по моему желанию превысит критическую отметку, я перенесу эту карточку в «делаю»

Здесь и сейчас я сфокусирован на тех желаниях, которые я точно хочу, здесь все что нужно, это достать нужное количество ресурсов. Чаще всего это деньги, но иногда это и другие вещи: договориться с друзьями о поездке, забрать палатку и прочее. Все что я выполнил и реализовал улетают в доску «сделано».

Доска саморазвития

Я хочу стать крутым, и поэтому тренируюсь, постоянно зарабатываю навыки, думаю над тем где облажался, ищу решения, опять лажаю и нахожу решения, так я зарабатываю навыки. Если посмотреть видео, прочитать книгу, посидеть на мастер-классе, навык сам собой не появится, будет просто какой-то грузовик со знаниями, который стоит в пыльном ангаре. Нужно постоянно выводить грузовик на свет, и использовать полученные знания.

Нужно тренировать знания, чтобы появились навыки

В самой доске все просто. Записываю все что хочу, и в месяцах пишу когда я это достигаю.

Теперь, когда я записался на курс LHTL я понял, что этого недостаточно, каждая карточка-навык должна содержать проект, в котором я полностью реализую свой навык. В верстке, сейчас, это правильные шрифты на всех моих ресурсах, и умение создавать и быстро редактировать страницы.

Доска работа

С этой доской работаю каждый день. В ней три зоны: что Сделал, что делаю, и что буду делать.

В Сделано за неделю, переношу карточки с заданиями, которые я выполнил, или которые стали неактуальными. Если задача стала неактуальной помечаю её «-», если за задачу я должен получить деньги, помечаю «₽».

Чем проще написано задание на карточке, тем лучше. Чем меньше ребусов в виде «-», «+» и «₽» тем лучше. Поэтому я не использую цветные метки, они как бы есть, но я их использую, как декорацию.

Неделя разбита попарно (пн/вт, ср/чт, пт/сб), это для того, чтобы сделать доску короче, и для того, чтобы не падать в микроменеджмент. Задачи в эти листы попадают в понедельник утром. Листы заполняются по единственному правилу «я должен успеть выполнить все задачи». Лучше внести 3 задачи, которые легко выполнишь, и у тебя станет больше времени, чем смотреть на задачи, которые болтаются как говно в проруби.

Отдельная работа с «ToDo». 20-30% моего рабочего времени, я пишу статьи. У меня нет проблем с «Я не знаю о чем писать», потому что в этом листе у меня всегда есть 20-30 тем, на которые можно писать.

Я определил интересные мне темы: кофе, менеджмент, маркетинг. После этого я живу своей жизнью, как только я понимаю, что можно было бы рассказать о чем-то, или когда я читаю что-то, что потом оказывается шлаком, я понимаю, что можно написать на эту тему, но лучше, тогда я создаю карточку в Трело и описываю о чем это.

Этой карточке ещё рано для статьи. Мне нужно сначала сделать домашнее задание, затем писать. Домашнее задание — это поиск ответов но вопросы, которые я ставлю в статье. Если тема появилась, потому что меня разозлила чужая статья, я изучаю, почему меня эта статья разозлила. После того, как я выполняю домашку, я могу написать статью за пару часов, если домашку не сделать, можно месяц проторчать над написанием.

Месяц на то, чтобы тухнуть над статьей? Нет уж, спасибо!

Когда я не понимаю о чем статья я её откладываю и занимаюсь другими делами или иду выполнять домашку. Но чаще делаю что-то другое, например пишу на другую тему, где я сделал домашку.

Сделай домашку

Телеграм бот

У Трело есть мобильное приложение, в котором можно делать все то, что и в «большой» версии, но я предпочитаю работать, через телеграм бот. Это на мой взгляд быстрее. Бот, находится по адресу: t.me/trello_bot

Теперь с ним нужно подружиться и синхронизоваться. Бот тоже что-то дофига умеет, а я использую его только для создания карточек.

Открываете чат → тегаете бота, через «@» → пишете свою задачу → и выбираете в какой лист его поместить.

2017   LHTL   менеджмент   работа