Чек-листы в Notion для SMM: довести пост до ума и ежедневные обязанности

Ношин — крутой блокнот, придумал в нём собирать чек-листы для работы. Хочу поделиться парочкой самых ходовых, хочу и поделюсь.

Ежедневные дела смм-менеджера

Стандартные обязанности рядовых смм-специалистов: контент, комьюнити, аналитика и реклама. Сделал на основе опыта работы с инстаграм-проектами.

чек лист обязанностей smm менеджера или как проверить смм менеджера на профессиональность

Бонус: вы можете проверить смм-менеджера на «вшивость», если зададите ему вопрос «а что такое полный контент-план» или «а как ты будешь составлять контент-план» — если он объясняет что-то понятное и дельное, перед вами адекватный человек.

 

Довести пост до ума

Я 4 года ежедневно делал посты, обнаружил, что какие-то выстреливают, а какие-то нет. Собрал все ключевые моменты, которые помогали сделать пост выстреливающим. Пройдитесь по пунктикам и если можете дополнительно прокачать свой пост пунктами из чек-листа, тогда у вас всё будет хорошо.

чек лист поста

Самоменеджмент фрилансера или Как работать меньше, зарабатывать больше и не быть инфоцыганом на песочном пляже

методы управления космос

Делюсь своими наработками по самоменеджменту, мне кажется, что подобное пригодится фрилансерам и удалёнщикам. Не гарантирую, что вы сможете уехать куда-нибудь на Боа и работать два часа в день, но чуть-чуть работать, а остальное время уделять хобби или семье — вполне.

Моя система сейчас держится на девяти китах, о некоторых я уже рассказывал, поэтому я не буду их детально описывать, но дам ссылки на место, где уже рассказывал-показывал.

🐳 Постепенные кайфовые изменения

Существуют сотни, если не тысячи статей и книг по менеджменту. В них описываются классные вещи. Но почти всегда их сложно применить.

Ребята, не нужно «с понедельника» пересаживаться на систему по Архангельскому, или на матрицу Эйзенхауэра. Особенно если до этого вы просто «шли по течению». Сначала попробуйте делать что-то одно, а уже потом можно улучшить систему. Для кого-то будет норм начать записывать в блокнотик план на день, кто-то начнет использовать стикеры, другие скачают приложение ТуДуист и начнут работать с ним.

Тут очень важно не слиться. И продолжить это делать.

🐳 Постоянное записывание

Я не могу сказать, что записывал всю жизнь и вообще молодец, скорее нет, обычно я все запоминал, а потом благополучно забывал. Но мысль: «Все что не записано на бумаге, не существует!» — я знал давно.

Когда у меня появилось больше 5-6 задач и 10-20 мелких задач, которые надо постоянно делать, пришлось записывать.

Сначала это было Трело. В ней у меня была доска «работа» с разбивкой по дням недели. Подробнее об этом и других способах управления собой, рассказываю в статье «Как я использую Трело»

trello-dlya-lichnogo-planirovanirovaniya

Доска в Трело, которую я использую для планирования своей жизни фрилансера

Система хоть и жила долго, но не была по настоящему функциональной. Довольно быстро я переключился на Эверноут + ГТД.

Вкратце суть:
• все вещи: рецепты блюд, рабочие задачи, домашние дела, обзоры книг записываем в одно место, в эверноут
• каждой заметке присваиваться определенный тег, чтобы можно было их все отсортировать
• периодически это хранилище данных нужно пересматривать под нуль, чтобы удалить всякое-ненужное.

Сила системы Эверноута в мобильности и удобстве сортировок. Я хоть и люблю возить ручкой по бумаге, но в бумажном блокноте нельзя быстро посмотреть записи, которые относятся к школе или к ближайшему бесплатному курсу. В эверноуте, каждая задача у меня получает название, а потом я могу их отсортировать и работать только с задачами по одному проекту.

Каждая заметка может иметь несколько тегов, в том числе и вложенные, автор методики рекомендовал делить на 5 уровней: текущее, проекты, зоны ответственности, цели, информация и предназначение. Внутри этой системы есть и другие теги: рецепты, книги, идеи для постов, мелкие задачи, которые делаются за 10-15 минут.

evernote gtd

Очередные теги в эверноуте

Должен предупредить, что у меня платная версия Эверноута, поэтому я могу пользоваться и с телефона, и с двух компьютеров и не ограничен размерами файлов для синхронизации. Вам же я рекомендую попробовать поработать сначала с телефоном и с веб-версией, а потом если приживется, будете думать дальше.

Кроме постоянного записывания, нужно периодически приходить и ворошить все записи, вдруг забыл поставить метку или просто забыл о чем-то. Для этого у меня в календаре на каждое воскресенье записано «проверь задачи», и я действительно ворошу. Совсем не обязательно прямо всё записывать в одно место, главное, чтобы вам это было максимально комфортно. Ну и желательно, чтобы все однотипные задачи попадали в одно место, не нужно записывать рабочие задачи в еверноут, битрикс и на стикеры. Но уместно дублировать задачи, скажем во время звонком я пишу рукой, а потом переношу записи в еверноут.

Я веду некоторые рабочие проекты в Трело, потому что нужно, чтобы люди видели прогресс работы по разным задачам, но у меня есть дубль этих задач в Еверноуте.

Я записываю в календарь все вещи, которые нужно сделать в определенный день, в определенное время, например у меня запланирован созвон.

Либо если нужно получить уведомление о чем-то, поэтому в календаре я записываю что-то вроде дедлайнов, «подвести итоги конкурса».

🐳 Планирование дня и шаблоны

Когда Эверноут внедрил шаблоны, мир этого блокнота на маке стал идеален! Раньше я писал вообще все задачи в заметки, назначал им «сделать сейчас 1» или «сделать потом 2». В итоге, у меня были записи на 100-200 пунктов, которые я бы никогда не сделал. Поэтому я завел отдельный вид заметок «планирование дня», чтобы в один блокнот записать не больше 6 задач.

Раньше я копировал какую-то форму с предыдущего документа, теперь я создаю шаблон и постоянно им пользуюсь.

Шаблоны Эверноут

Выбираю типовые шаблоны

Внутри шаблонов может быть что-то ваше, я перенес систему тактического планирования, которые почерпнул в дневниках Успешного человека и Космос.

Я продолжаю записывать всякие задачи в отдельные заметки, но если сделать отдельный документ, и назвать его «Понедельник 2019 02 04», а внутри этой заметки записать все твои 6 задач, то будет лучше. Из дневника «Космос» я почерпнул идеи «мелкого тактического планирования на день, с ключевой задачей на день, ограничением задач в принципе», среднетактическое на неделю, каждая заметка из одного дня, должна приближать меня к цели на недлю и долгосрочно-тактической на 63 дня или 9 недель.

Типовой шаблон в Эверноуте

Типовой шаблон в Эверноуте

Показываю шаблоны по одному и объясняю. ДУС — это дневник успешного человека, который научил меня самой крутой вещи, анализировать почему удалась конкретная вещь и как её улучшить в будущем.

ДУС 1 — это планирование на один день, состоит из чек-листа, по оформлению заметки, помидор-доски, задач на неделю и ссылки на форму с подведением итогов дня.

дус 1

дневник успешного человека на 1 день

ДУС 7 — на неделю. В нем: чек-лист, тактические планы на неделю, трекер успешности и ниже, строка для благодарностей, если мне есть за что кого-то поблагодарить, то я пишу имя человека и описываю за что. Например, сегодня, я получил красивую почтовую открытку от подруги, эта открытка меня очень порадовала и я записал, какая Саша молодец.

дус 7

дневник успешного человека на неделю

ДУС 63 — планирование на 9 недель. Это не долгосрочно-статегическое планирование, которое в стиле «кем ты будешь через 5 лет», это просто набросок к чему ты идёшь. У этой заметки более серьёзный состав.

Ставлю планы по работе, личным успехам и семейным успехам. Когда ставлю этот план, нужно сохраняя реалистичность задачу на небольшие этапы на неделю. Обязательно нужно придумать награду, которую ты получаешь, за выполнение всех целей. Награда должна быть желаемой, но не жизненно необходимой. В последний раз я поставил эпл-вотч и это сработало, я смог выполнить все задачи и тогда уже купил эту безделушку.

По всем заметкам, в конце периода нужно подвести итоги. Что было сделано, благодаря чему именно это получилось, а если ты был неуспешен, то это тоже нужно проанализировать.

🐳 Система мотиваций

Довольно сложная вещь для меня. Я пробовал разное, но долго ничего не держалось. Ни штрафы-лишения, если я «плохо» поработаю, то лишу себя шоколадки, ага щас, кто я такой, чтобы сидеть без шоколада!

Тем не менее, всевозможные награды, штрафы и ачивки меня мотивируют на изменения себя. У меня должна быть мелкая награда, которую я получаю если сделал что-то, к примеру, я могу разрешить себе выпить колы, если сделал минимум задач до обеда. Есть средние задачи — кино, если я поработал в течение недели хорошо.

Говорят, что если вы применяете подобные мотивации и штрафы на пару с другом, подругой, то это работает лучше — не уверен. У меня не работает, точно!

Но заполненный календарик, что я продержался в течение месяца делать зарядку и все дни зачеркнуты — мотивирует.

🐳 Контроль с помощью таблиц и форм

Мало записывать успехи и благодаря чему они достигнуты. Нужно следить за динамикой, может случиться так, что вы двигаетесь, работает, но в реальности, добились меньших результатов, чем если бы двигались.

Для этого нужны таблицы и графики, но вести их вручную — геморно, я сделал форму, данные которой отправляются в гугл-таблицы. Подробнее об этом в видео.

В общем, создаете таблицу, каждый день заполняете новый день, а потом смотрите графики и думаете над своим поведением.

Удивительно, но самые значимые изменения, возникают незаметно, благодаря ежедневному труду.

К сожалению, даже в этом случае надо вести всё вручную, я бы хотел иметь что-то вроде фитнес-браслета, которы считает всё, что я ел и которые считают, сколько я работал и отдыхал.

🐳 Концентрация и отдых

Раньше я мог просидеть весь день, протупив в экран, теперь предпочитаю сидеть поменьше, а делать больше. В самом начале были приложения Помидоро, которые разрешали работать по 25 минут, а затем отдыхать.

Я быстро переключился на таймер на фитнес-часах и научился не только на время работы концентрироваться но и на отдыхе. Я ставил таймер на 10 минут, чтобы только потупить в Инстаграме, а потом ещё на 25 минут работа.

Этим летом у меня появилась помидор-доска, в которой я ограничивал ежедневное время, которое я уделял каждому проекту. Только так я гарантировал отдых.

Поработал один помидор, закрасил клеточку. Поработал 6 клеточек, всё, работа на сегодня закончилась.

помидор доска

система контроля рабочего дня

🐳 Эффективность часа

После помидор-доски мне пришлось учиться считать стоимость рабочего часа. Я получаю зарплату за проект, и когда я получаю 10 тысяч за работу, которую делаешь за 10 часов, это нравится гораздо больше, чем получить 10 часов, но потратив на работу 30 часов. А у меня такое было, я слишком долго тупил и отвлекался.

Такая помидор-доска заставляла концентрироваться на задаче: делать быстрее и качественнее.

🐳 Обстановка и диета

Забавно, но большую часть успеха в планировании выполняет обстановка и диета.

Носки — многие фрилансеры работают в трусах, но если вы одеты хотя бы в кэжуал, и на вас носочки, концентрироваться проще.

Отдельное рабочее место и место для отдыха — у меня есть ноутбук и компьютер. За компьютером я работаю, за ноутбуком, иногда тоже, но чаще отдыхаю.

Мне норм без стула и стола работать, но говорят, хорошие стол и стул — это всё в работе!

Много воды — очень полезный «лайфхак»: чай, кофе, мате, смузи — чем больше жидкости, тем лучше. ХЗ как это работает, но когда у меня на рабочем столе появился стакан с водой и лимоном из которого я постоянно пью, работать стало легче.

Много легкой еды: фрукты, овощи. Я четко заметил, что если я переедаю или выпил больше одной банки колы, то моя эффективность работы падает в ноль. Это я заметил благодаря ведению таблиц в гугле. Просто обнаружил зависимость между этими вещами.

🐳 Сон

Самое главное — в любой ситуации высыпайтесь! Я не могу даже описать насколько мне стало круто, когда я стал спать больше 6 часов. И быстрее работать начал и с утра быстрее раскачиваться и засиживаться перестал. Кстати, умные будильники в помощь, они по крайней мере помогают легко проснуться.

🐳 Фишули

Я не уверен, что эти вещи прям помогают, но скорее всего помогают.

Медитация на 2-5 минутки. Просто сядьте и посидите ничего не делая, когда вы такое пробуете в первый раз, вы реально охуеваете, ничего не делать очень сложно. Это помогает концентрироваться дальше на работе и меньше отвлекаться

Чек-листы — это скучно, я редко это делаю, но когда я начал записывать «пошаговые шаги» для разных вещей, я увидел моменты, которые можно было сильно ускорить без потери качества.

Открутка назад — сядьте и постарайтесь записать всё что вы делали сегодня в обратном порядке. Скажем в 21:00 вы сели и записали «открутка назад», потом нужно вспомнить «ужин», потом то, что было до ужина и так до утра. Если вдруг вы пишете обед и вспомнили, что что-то забыли записать на вечер, начинайте заново! ЭТо упражнение показывает вашу сконцентрированность и способность отвлекаться. Обычно, неспособность выполнить такое упражнение, говорит о нарушениях образа жизни.

Спусковые крючки — берите спусковые крючки от Дорофеева, смотрите на них и записывайте все задачи которые вспомнили. По сути это выгрузка всех мыслей, если хотите, очистка корзины, так как пустая голова «думает» быстрее.

МЖП (минимально жизнеспособный продукт) — всегда начинайте с создания МЖП. Вместо того, чтобы писать статью, пишите заметку, вместо заметки оформите голосование. Вам нужно делать простые вещи, которые быстро создаются, но при этом их можно продать. Подход «давайте не будем звать супердизайнера и программиста, давайте проверим теорию на лендинге — экономит деньги.

Как я использую Трело для работы и жизни

Расскажу как использую Трело в работе и в жизни, отхожу от стандартной и неудобной схемы самого Трело. Будет полезно тем, кто задумывается об организации себя, рабочего времени и об управлении командой.

Трело (а пишу я по русски и с одной «л») это удобная онлайн канбан-доска, не кабан, а канбан. Возможности канбана настолько широки, что каждый может придумать свою собственную систему управления.

Трело делает три вещи:

  • Создаёт и управляет карточками. Карточка в Трело — как бумажный стикер, из кубарика на котором можно написать что-то и прилепить на экран компьютера, чтобы не забыть. На карточке можно написать задачу, назначить дату, после карточка появится в календаре Трело, который заодно можно синхронизовать с календарем, назначить ответственного за задание, можно прикрепить файлы, ссылки и чек-листы.</
  • Создаёт листы между которыми можно перетаскивать карточки.
  • Создаёт и управляет досками. Доски в Трело — как пробковая доска на стене, на доску крепят стикеры, чтобы все видели эту задачу, а не только пользователь компьютера.К доске можно создать персонализированный доступ, чтобы только у некоторых людей был доступ, или только у вас, или у всех. Когда над одной доской работают несколько людей, все видят кто создает карточки, как они перетаскиваются между листами.

В Тинькоф-журнале Трело используют как систему управления всеми авторами и редакторами

Правил по организации листов и создания карточек нет, можно придумывать свои правила для каждой доски и кажду доску можно использовать по своему. Чаще всего Трело используют как систему контроля задач, но если расширить понимание проекта, то возможности Трело расширяются: список покупок к вечеринке, доска целей на год, контент-план, офис для редакции и так далее.

Доска желаний

Я не очень умею нормально планировать и контролировать цели, но каждый год я создаю несколько новых карточек в отдельной доске для визуализации желаний. У меня все довольно просто, есть то, что мне кажется прикольным, то, что я решил добиваться, и то что я добился, потому что прогресс надо отслеживать и гордиться им, а ошибки и «недостижения» (есть вообще такое слово?) нужно анализировать.

Вы создаете карточку, прикрепляете картинку того, чего вы хотите — готово, вы визуализировали ваше желание. Хрень, не правда ли?

Так как я теперь работаю по методике Космос из одноименного блокнота МИФа, то планирование у меня идет на 90 дней. Составляю план: план по работе, по личным отношениям, по здоровью, по выходным дням и всякое такое. На каждую хотелку создается карточка и соответствующая визуализация. Тогда же я планирую, чего я буду добиваться из желаний, это может быть что-то, что я записал под Новый год, а может что-то новенькое. Как я уже сказал, есть два листа, то что я очень хочу и то, что я визуализирую, вроде бы хочется, но не настолько, чтобы чётко объяснить «зачем» и стремиться к этому.

Скажем есть желание, это желание нужно подкрепить всякими иллюстрациями и ссылками, чтобы аж пригорало, от того насколько хочется выполнить это желание

Скажем, я вроде бы и хочу в Калининград, но думать об этом специально, планировать поездку, договариваться с кем-то я не хочу. Поэтому закидываю в «хотелки», периодически, я возвращаюсь на доску и пересматриваю эту карточку. Подкидываю дополнительной информации, вроде «сколько стоит билет на самолет» или «лучшие кофейни города», если информация по Калининграду пересилит какую-то критическу массу в моей голове, то возможно я перенесу карточку в лист «добиваюсь» и всё же съезжу.

Доска Трело для саморазвития или учёбы

Так как я постоянно напоминаю себе, что я не самый крутой (ну видите ли, я считаю себя очень умным и крутым, но говорят, что это не так), поэтому довольно много времени я уделяю тренировкам и самообразованию. Для этого есть целая доска где я планирую когда и что конкретно я буду изучать. В Трело я раскидываю загруженность по обучению, отслеживаю весь процесс, само планирование провожу отдельно в Иксмайнде. После того как я определился с навыками по изучению, я распределяю их по группам и раскидываю их в Трело по месяцам.

Чтобы у меня появился навык, нужно получить теорию, потом несколько раз обжечься и только потом появится настоящий навык

В самой доске всё просто. Записываю конкретные занятия, книги, вебинары и планирую, когда я это всё посмотрю. Конкретных дат я не назначаю, но каждый день, когда по расписанию мне пора уделить время на самообразование, я смотрю что я конкретно запланировал и выполняю что мне интереснее.

Просто закидывайте все что хотите изучить с учетом того времени, которое у вас отведено на самообразование

Есть и другие доски из серии «саморазвитие», которая является своеобразной квинтэссенцией знания, хранилище всего хорошего, что может понадобиться для изучения какого-то навыка или профессии Теперь, когда я записался на курс LHTL я понял, что этого недостаточно, каждая карточка-навык должна содержать проект, в котором я полностью реализую свой навык. В верстке, сейчас, это правильные шрифты на всех моих ресурсах, и умение создавать и быстро редактировать страницы.