Управление проектами, через Эверноут


Расскажу, как использовал Эверноут (Evernote) для управления личными задачами. Методологию почерпнул в GTD Девида Аллена и помодоро-техниках, из них родилась помодоро-доска. К самой программе отношусь как к бумажному блокноту.

NB Я бросил эту систему, так что не относитесь к этой статье, как к рекомендации. Я перелез с Эверноута на Ноушен (Notion). Подробнее в «Как, что и где планирую».

Календарь — система управления задачами

Сначала я использовал календарь как ежедневник, за идею и принцип спасибо Николаю Товеровскому. В календарь вместо мероприятий записываешь задачи и планируешь сколько времени на это уйдёт. В принципе, это наиболее простой трекер задач, которым я когда либо пользовался, но я все равно перелез на Тудуист.

Календарь для управления задачами

Блокноты Эверноут, теги и шаблоны

Прочитал Аллена и Дорофеева — понял, что Эверноут можно использовать шире:
— все идеи и задачи записывать сразу в Эверноут,
— раз в день сортировать всё записанное: задачи и заметки,
— по задачам ставить сроки,
— удаляй ненужные заметки,
— каждый день смотри в блокнот, что нужно сделать и что было не сделано.

Правило: не держи ничего в голове, вываливай «наружу»

Смысл в том, чтобы не потерять фокус на рабочей задаче, но и не потерять идею. Для этого мне нужно записать идею максимально просто и быстро.

Правило: сортируй все заметки и распределяй по тегам

Каждой заметке во время сортировки нужно присвоить определённые теги, чтобы понять, что с этим сделать. В Эверноуте можно вывести «отображение» всех заметок с определённым тегом — и поработать с этими заметками. Теги — разные:
— контекст ситуации: в магазине, в дороге, дома…;
— проекты: личный бренд, кофейный блог…;
— время: 5 минут, на 1 помидор, больше часа…;
— да как угодно, на самом деле.

У самого Аллена была своя система тегов, но, кажется, я не до конца проникся ей. Смотрите описание тегов в блоге Хабитики «Практика GTD на примере GTG».

Метки в gtd в эверноуте
Назначаем каждой записи соответствующие теги

Информация и дела, а также встречи

Согласно Дорофееву, все записи в любых блокнотиках можно делить на две глобальные кучи: дела и информация, есть ещё встречи, но они стоят немного особняком, из-за того, что жёстко привязаны ко времени.

Информация — всё что угодно, что следует сохранить: заметки из книг, инсайты, мысли по проектам, впечатляющие креативы, черновики статей.

Дела — у них есть призыв к действию, какое-то понимание дедлайна и какой-то измеримый результат.

Как относиться к заметкам

Эверноут — это шкаф, в которой хранятся коробочки, своего рода блокноты. Каждая заметка, своего рода лист из блокнота — это блок информации, а теги — цвет страницы.

Скажем, что связано с кофе — я записываю только на зелёных листочках, поэтому смогу вырвать все зелёные листы из всех блокнотов в шкафу и собрать «кофейный блокнот». Именно поэтому нужно сортировать записи и назначать им различные теги, ну и нет особого смысла для Эверноута делать разные блокноты, когда есть теги.

Теги по GTD-принципу в Эверноуте

Решайте сами, с какими тегами вам работать. Родная классификация тегов мне не подошла, поэтому я потом дописывал необходимые мне теги и убирал те, которым не пользовался. Например, у Аллена был тег «Семья», но мне этого было недостаточно и поделил до людей, получилось: Семья, Мама, Сестра, Дядя.

Как выглядит система GTD в Эверноуте
Как выглядит система GTD в Эверноуте, делю теги на блоки: «текущее», «проекты», «зоны ответственности» и «информация».

Текущее

Текущее — тег для рабочих задач: «сделанных», «надо сделать» и «сделаю сегодня».

«Когда-нибудь». Эти задачи было бы прикольно сделать. Но они не настолько важны, чтобы выделить на это хоть какие-то ресурсы.

Когда-нибудь примусь и сделаю по-уму
Когда-нибудь примусь и сделаю по-уму

Проекты

Есть всего два вида проекта:
• Активные → помечаю все активные проекты «!»,
• Архивные → помечаю все сделанные проекты «¡».

Зоны ответственности

Вещи, которые не связаны с работой, но мне нужно с ними «работать». Скажем, я развиваю навык «финансовая грамотность» — к работе не относится, а задачи, которые нужно сделать есть.

GTD эверноут
С помощью символа «=» можно быстро сортировать заметки в поиске, допустим, я не помню, у меня существует тег «деньги» или «финансы», ввожу = и появляется окно подсказок

Как с этим работать

Каждый понедельник я создаю несколько заметок «ДУС». ДУС — это дневники успешного человека.

Дневник успешного человека
Пример дневника успешного человека

Если хотите узнать больше про GTD и Еверноут посмотрите уроки на Ютубе. Ну или пишите мне — проконсультирую.

—🤔 Илья! В чём твоя монетизация?
— Провожу платные консультации по контент-маркетингу, SMM, рекламе! Можно сразу писать в телеграм: @slusarevilya.