Управление проектами, через Эверноут

Расскажу как использовал Эверноут для управления личными задачами. Эверноут стал аналогом бумажного блокнота, а методологию почерпнул в GTD Девида Аллена и помодоро-техниках.

Все что опишу ниже можно легко применить и на бумажные блокноты-планировщики, но мне лень каждый день таскать книгу, поэтому важно было использовать цифровые инструменты.

Почти никаких секретов и автоматизации, все построено на ручном анализе и труде, в какой-то момент я пришел к этому, чтобы приучить себя дисциплине постановки задач и их выполнения. Если вам нужны: напоминалки, уведомления на почту или инструменты для работы в команде — лучше использовать что-то другое, к примеру Трело.

Подобной техникой я пользовался больше года, когда почувствовал, что научился, стал использовать другие инструменты, более заточенные под управление задачами, об этом подробнее в статье «Как, что и где планирую».

Планирование не для всех

Смотрите, проблема большинства подобных статей в их слабой применимости. Каждый человек уникален и субъективен, хорошие инструменты и приёмы для одного — будут неприменимы для других. Поэтому погружу вас в мой контекст:
— работаю дома,
— люблю поспать и часто начинаю работать с 10-11 утра,
— могу просидеть весь день за компьютером, поэтому нужно специально выделить время на семью, друзей и спорт,
— приходится быть почти все время на связи,
— частые встречи и созвоны,
— регулярно получаю срочные задачи, которые нежелательно продалбывать.

Наиболее удобной для меня оказалась связка из гугл-календаря и Эверноута.

Календарь как система управления задачами

Сначала я использовал календарь как ежедневник. Мелкие задачи записывал на каждый день, отмечал сделано-не сделано, длинные задачи разбивал на мелочь, так чтобы каждый день что-то делать.

Чтобы было проще управлять, создал разные календари: «семья и друзья», «работа», «учёба».

Календарь один из самых простых инструментов для управления задач. Со своими недостатками, поэтому я отказался от него, но в нём удобно назначать встречи — факт. Календарь для управления задачами

Раньше я писал задачи в календарь, а потом отмечал выполненные задачи «+», а невыполненные «-»

Блокноты Эверноут, теги и шаблоны

Я давно был знаком с Эверноутом, но использовал для всевозможных записей в дороге. Его удобно открыть с телефона, сразу сделать запись, очень красиво смортится на айфонах и маках, настолько красиво, что действительно хочется пользоваться.

В какой-то момент я прочитал Аллена и Максима Дорофеева и сообразил, как на самом деле нужно использовать Эвероноут.

Вкратце:
— записывай все что в голове в записи эверноута,
— периодически сортируй записанное,
— принимай действия по записям,
— удаляй ненужные заметки,
— каждый день смотри в блокнот, что нужно сделать и что было не сделано.

Правило: не держи ничего в голове, вываливай наружу в систему хранения

Обычно это выглядит так.  Я сижу за компьютером, вдруг из моего информационного поля падает какая-то задача: «Илья, нужно нарисовать картинку к письму», или та информация, которую надо сохранить: «Илья, смотри какая статья про кофе с корицей», я открываю быструю заметку и заношу её в список.

Если я добавляю заметку с телефона, все это идет дольше.

Правило: сортируй все заметки и распределяй по тегам

Раз в два-три дня нужно заходить в блокнот и назначать заметкам с пустыми метками подходящие теги. На одну заметку можно повесить несколько тегов, а потом с помощь тегов всё можно отсортировать.

Метки в gtd в эверноуте
Назначаем каждой записи соответствующие теги

Если вам знакомы принципы GTD, то метки как раз родились благодаря этой системе.

Информация и дела, а также встречи

Всю информацию, можно поделить на две глобальные кучи: дела и информация.

Информация — все что хочется сохранить.

Обычно это инсайты, ключевые мысли по проектам, классные креативы которые я где-то увидел, впечатляющие цитаты, списки книг, которые стоит прочитать. Наброски этой статьи, какое-то время жили в информации.

Дела — часть информация у которой есть обязательный призыв к действию, в виде дедлайнов, какого-то действия и измеримого конечного результата.

Мне нравится метафора коробочки, в которой лежит куча разноцветных бумажек. Цвет каждой бумажки соответствует своему типу информации: зеленые — книги, красная — кофе, синяя — деньги. Можно вытащить все зеленые бумажки и обнаружить список книг, которые я прочитал.

На стыке между информацией и делами стоят встречи. Информация, которая говорит, что я что-то должен сделать в определенное время. Для хранения встреч, использую гугл-календарь.

Как относиться к заметкам

Эверноут — это шкаф, в которой хранятся коробочки-блокноты. Каждая заметочка — это блок информации, а теги, это цвет, по которой можно сортировать заметку. В отличии от цветных бумажек, каждой заметке можно назначить несколько цветов, а значит одна и та же заметка, может участвовать в разных сортировках.

К примеру, моя мама попросит меня: «когда в следующий раз к нам приедешь, привези семена патиссонов». В блокноте появится заметка: «купить семена патиссонов», а к ней теги: мама, семья, выходной, покупки.

По большому счету нет особого смысла заводить десять коробочек, когда внутри одной можно все необходимо рассортировать, поэтому в эверноуте пользуемся одним блокнотом.

Теги по GTD-принципу в Эверноуте

Какие теги нужно использовать — решать лично вам. Я для себя решил разделить семью и маму, потому что иногда заметки про маму не попадают в семейные, к примеру книги про материнство, которые я хочу подарить сестре, но я хочу, чтобы они выводились по тегу мама.

В Эверноуте можно создавать заметки в любой момент, так что не заморачивайтесь над созданием, в какой-то момент придумали и записали, если не взлетит — удалите.

Как выглядит система GTD в Эверноуте
Как выглядит система GTD в Эверноуте

В целом я делю теги на блоки: «текущее», «проекты», «зоны ответственности» и «информация».

Текущее

Текущее — тег для рабочих задач: «сделанных», «надо сделать» и «сделаю сегодня».

«Когда-нибудь« — это те задачи, которые я собираюсь делать, но пока не знаю когда, где взять ресурсы и всё такое, поэтому чтобы они не «пугали» меня объемом они спрятаны в гаражик. Но в гаражик нуно спускаться и если эти задачи слишком «пыльные», признаться «что никогда не сделаю» и выкинуть.

Когда-нибудь примусь и сделаю по-уму
Когда-нибудь примусь и сделаю по-уму

Раньше я просто удалял все сделанные, пока кто-то из знакомых не подтолкнул меня к мысли, что полезно ретроспективно анализировать сделанные задачи «как и что было сделано», впоследствии это превратилось в гугл-формы для хорошего человека (статья на ВиСи).

Проекты

Есть всего два вида проекта:
• Активные → помечаю все активные проекты «!»,
• Архивные → помечаю все сделанные проекты «¡».

Все эти символы нужны для того, чтобы быстро сортировать записи внутри тега.

Зоны ответственности

Вещи, которые не связаны с работой, но мне нужно с ними работать и контролировать, своего рода тоже проекты.

GTD эверноут
С помощью символа «=» можно быстро сортировать заметки в поиске, допустим я не помню, у меня существует тег «деньги» или «финансы», ввожу = и появляется окно подсказок

Информация

Все метки, которые не нашли места в остальной системе. Тут вовсю используется древовидная структура. Например, тут есть большая метка «Книги», которая потом делится на названия отдельных книг и жанров. Большая метка СММ, которая в свою очередь делится на «комьюнити», «инструменты», «стратегия» и другие вещи.

Как с этим работать

Каждый понедельник я создаю несколько заметок, которые я сам для себя назвал «ДУСами» — дневники успешного человека, одна заметка «недельная», а 7 заметок ежедневных.

Каждый день я открываю заметки и распределяю куда отправить новые заметки без тегов, после определяю что и в какой день я «засуну». Просто беру, копирую условие задачи и отправляю в один из ежедневных записей, а «родную заметки» стираю.

С одной стороны это было удобно, у меня были рутины, утренние ритуалы, которые надо было сделать, с другой стороны всё это было слишком громоздким, поэтому с конца 2018 я все сильно видоизменил.

Дневник успешного человека
Пример дневника успешного человека

Хотя принципы остались теми же, но я разделил места жительства информационных блоков. Всё что «задачи» живёт в Тудуисте (Нюансы тудуиста, который вам понравятся), всё что информация в Ношине, а помидор-доска и прочие штуки в гугл-форме в Ношине.

Если хотите узнать про GTD и Еверноут посмотрите уроки на Ютубе. Ну или пишите мне в личные сообщения, если будет интересно я проведу консультацию и помогу разобраться в управлении собой.

%d такие блоггеры, как: