Помодоро доска — система, которая защищает от избыточного труда

Летом 2018 придумал инструмент «помодоро доска», на основе известного метода Помодоро. Этой истории не было бы, если бы не моя квартира и поиск уборщицы.

Я жил в квартире, в которой каждый день собиралось огромное количество пыли — это раздражало и нужно раз в два дня делать влажную уборку. Мне это надоело, и я решил нанять уборщицу.

Курьёз в том, что убрать мою квартиру, сделать влажную уборку и помыть полы за один раз стоило столько же, сколлько весь мой рабочий день. Меня это не устроило и я начал думать как зарабатывать больше.

Тогда мне показалось логичным, что мне нужно работать «быстрее». Заточить процессы, делигировать, делать полезное, правильно планировать и всё такое. Это сработало. Раньше на контент-план у меня уходило 10 часов, теперь 1, посты писал за 2 часа, теперь за 15 минут. Началось все с анализа «что я делал и как часто отвлекался».

Содержание заметки

Суть техники помодоро
Правда, что надо работать 25 минут
Работать надо 14 помидорок в день
Как формулировать задачи для помидорной техники
Перерывы и отдых — самое главное
Изучайте получившиеся результаты
Создавайте атмосферу, в которой не будете отвлекаться
Какие таймеры лучше использовать
Что такое помодоро доска
Как использовать помодоро доску
Что нужно знать о доске

Суть техники помодоро

Метод Помодоро или техника Помодоро, или просто «помидорки» — это сфокусированный подход к работе, который помогает бороться с прокрастинацией и отвлечениями.

Всю работу на день стараются разделить на небольшие задачи, которые можно сделать за 25 минут. Затем заводится таймер на 25 минут и в течение этого времени необходимо работать над задачей. Прелесть в том, что нужно договориться сам с собой «я работаю только 25 минут, не отвлекаясь, но как только время закончится, могу сделать что угодно».

Изобретатель техники — Франческо Чирилло, в конце 1980-х, было трудно учиться. Ему казалось, что он учится-учится, ничего не запоминает и постоянно отвлекается. Вот он и придумал внешнего наблюдателя, который «заставлял» бы его сидеть над учебниками какое-то время, не отвлекаясь. Опытным путём Чирилло нашёл для себя удобный фрагмент по 20-30 минут.

Нюансы: 25 минут

Эта цифра взята с потолка, под задачи и особенности Франческо. Нет никакой магии в этом числе. Нет ни одного исследования, которое утверждает, что 25 минут лучше 10, или 35. Есть исследование, которые утверждают, что работа с регулярными короткими перерывами полезна.

В книге Яны Франк «Муза и Чудовище. Как организовать творческий труд» была рекомендация использовать обычный дневник и работать по 45 минут, как в школе. Я не нашёл исследований, которые бы объясняли, почему уроки в школах длятся именно 45 минут, все сводят к Яну Коменскому, который зародил дидактику. Кажется, никто не задавался этим вопросом.

Я рекомендую делить исходя из задачи личного ощущения. К примеру, я часто использую таймер на 10 минут, для мелких задач «проверка почты», «планирование завтрашнего дня».

Нюансы: весь рабочий день = 14 помидоркам

Не нужно весь день работать по помидоркам, если у вас не лежит к этому душа. Гораздо чаще метод используют, чтобы убежать от прокрастинации, меньше отвлекаться и заняться учёбой. Поэтому если с первого помидора вы вошли во вкус и не отвлекаетесь — и хорошо.

Впрочем, я делю весь день на помидорки, всю работу планирую на помидорочные отрезки. Если у меня планируется вебинар на час, я ставлю таймер на час и рисую два помидора.

Нюансы: задачи

Идеально, если вы научитесь формулировать задачи так, чтобы они действительно влезали в 25 минут. По крайней мере, такое мнение может сложиться, после прочтения книг Максима Дорофеева «Джедайские техники».

По своему опыту скажу, что приступиться к задаче сформулированой, как: «писать статью про контент-план», которую моя голова оценивает в 10 часов, чуть сложнее, чем «изучить, что пишут в интернете про контент-план» или «нарисовать иллюстрации для статьи».

Пока я не умею все задачи формулировать так, чтобы влезло в отрезок, но я и не парюсь. Поэтому у меня в помидорках есть «текущая инициатива», «чтение книг», «изучение языков», «тренировка скоропечати».

Нюансы: отдых

А вот переключаться с работы на короткие перерывы — обязательно. Особенно если вы всё таки весь день работаете по помидорам. Предполагается, что после 25 минут работы, вы отдыхаете 5 минут. После 2 часов работы или 4-ёх помидоров, перерыв на 15-30 минут.

Для меня «отдых» — так или иначе отойти от компьютера. Рекомендую запланировать дела на это время заранее. Я пишу на клочках бумаги «пятиминутные дела»: помыть посуду в раковине, помыть окно, сделать растяжку, приседать, медитировать, вытащить бельё из стирки и так далее. Заканчивается таймер — тянусь к бумажке и определяю себе задачу.

фото отдыха фрилансера
С утра прописываю, что хочу делать, как отдохнуть и записываю на бумажках

Нюансы: таймер на отдых или правило обратного счёта

Мой мозг хитрый и любит меня обманывать. Я заметил, что люблю делать перерывы дольше 5 минут. Снимаю бельё и решил сразу погладить. Думаю, сделаю перерыв на 15 минут, заварю кофе. Очнулся за просмотром сериалов спустя два часа.

Когда такое происходит, нужно разобраться в причинах — возможно, вы занимаетесь не тем делом или не так? Однако есть приём «таймер на отдых», который временно закроет эту проблему. Обещайте себе «отдыхать» не больше 15 минут. Перед тем как уйти из-за компьютера, поставьте таймер. Когда он сработает, вы получите сигнал «пора вернуться к работе».

Подобным образом работает «обратный отсчёт», которым пользуются спортсмены. Они тоже прокрастинируют между подходами, увеличивают отдых, ходят по залу и помогают новичкам. Поэтому они считают время перерыва в обратную сторону. Нужно сделать 10 приседаний, через полторы минуты? Полторы минуты это 90 секунд и начинают: 89, 88, 87. Подошли к нулю — дальше прокрастинировать не получится.

Нюансы: анализ

Изначально технику использовали, чтобы бороться с отвлечениями и прокрастинацией. Поэтому Франческо вёл «журнал». Записывал в список задач «что хочу сделать», заводил таймер и когда отвлекался, ставил себе пометку. Потом вес отметок, по всей видимости, давил на него и он меньше отвлекался.

Нюансы: ритуал или правило кепочки

Помидорки могут помочь фрилансерам, работающим дома создать рабочую атмосферу. Читатели курса «как писать каждый день» знают, что таким способом пользовался писатель Владимир Имакеев, когда он надевал кепку — все домашние знают, что он работает и его нельзя отвлекать. Таким образом, он сам себе создавал рабочую атмосферу и не отвлекался.

Я завожу таймер и часто включаю «шум кафе» или «шум дождя». Рабочую атмосферу можно создавать: звуками, одеждой (носочки на ногах придают строгость), специальным браслетом, специальным рабочим местом, светом (можно завести специальный светильник).

Нюансы: фокусная работа

Не всем пригодится помидорная техника и доска, соответственно. Я с трудом представляю специалиста техподдержки или колл-центра, который такой «подождите тут 5 минут». Во всех остальных случаях — это отговорки и нежелания думать.

Таймеры помодоро

Создатели техники предпочитают низкотехнологичность. Карандаш, бумага и обычный кухонный таймер. Мне тоже больше нравится такой подход, однако нет ни одной причины не использовать приложения.

техника помидора
Я начинал с таймера на фитнес-часах, да и сейчас часто им пользуюсь. Правда, сейчас я использую эпл вотч.

Какое-то время я пользовался песочными часами, но они заканчиваются «невнятно». Сейчас я плотно подсел на приложение Форест (Forest). В них есть «шум кафе», они геймифицированы и меня награждают за каждый сделанный помидор и на эпл вотч прилетает уведомление «таймер закончился».

приложение форест
Сейчас я использую приложение Форест. Экран все время включен и работает шум дождя. Включенный экран с обратным отсчётом создает рабочее настроение. В нижнем правом углу экрана вы увидите бумажку с помодоро доской

Я тестировал разные таймеры: приложения, таймер на часах, песочные часы, просто запоминал время, кухонные таймеры. Кухонные таймеры наиболее удобные (лично для меня), стоят тут, тикают, не требуют подзарядки, создают атмосферу, всегда видно «сколько осталось». На втором месте приложение форест — но лишь из-за геймификации.

Песочные часы для техники Помодоро
Использовал песочные часы для техники помодоро — было интересно и красиво, но бессмысленно

Что такое помодоро доска

Я трудоголик. Всё бы ничего, но я слишком много работал, всё время у компьютера, а самое главное — это не приносило мне никакой пользы.

Решил бороться с этим, установив планку помидорок — работать 14 помидорок в день максимум. Как только «съем» все помидорки, ставлю всю работу на паузу и отдыхать. Сейчас среднее количество помидорок в день ≈ 10, иногда их 8, иногда 12.

Для этого я придумал помодоро доску.

Техника помодоро, которая ограничивает число рабочих часов
Помодоро-доска, первая версия. Прекрасно ограничивает число рабочих часов

В помодоро доске вы определяете «сколько времени вы уделяете на работу», а затем фиксируете, сколько постфактум «сколько поработали». По факту можно установить любой трекер активности на компьютер, но ни один у меня не прижился.

Как использовать помодоро доску

Сначала я определил «сколько я хочу работать» и над какими проектами. У меня получилось 4 «отрезка»: SMMplanner — основная работа, Интерлогика — дополнительная работа, личный бренд — пишу для себя, консультации и всё такое и «другое».

Я поделил средний доход от каждого проекта на желаемую стоимость моего часа и получил идеальное количество часов. Эти часы «равномерно» размазал по рабочим дням и поделил на помидорки. Так получил планку помидоров в день.

Скажем, если бы SMMplanner платил мне 1000 рублей в месяц, а я бы хотел получать 25 рублей в час, то я бы получил, что я должен работать 40 часов в месяц. Это по 10 часов в неделю и по 4 помидора в день.

Сажусь за работу, беру задачу из Тудуиста и завожу таймер. Отработал помидор — нарисовал в доске специальный знак «целый помидор», если делал что-то мелкое, то «часть помидора».

Отработал 4 помидора в день — отмечаю в недельной доске «план выполнен». Я могу работать больше 4 помидоров, но это тоже следует отметить в плане.

Главная соль доски — отмечать переработки, чтобы понять «что с этим сделать». Так подводя итоги недели, можно придумать «что изменить на следующей неделе», чтобы такого больше не было.

Если за вашу творческую работу на проекте платят «фикс», то совершенно не важно, сколько вы работаете в часах, главное сделать задачи. В моих интересах научиться делать задачи так быстро, что качество не теряется, а я вместо 4 помидоров в день трачу всего 3.

Помидор доска
Планка стоит, но каждый раз, когда перерабатываю, отмечаю это в дашборде справа

Нюансы помодоро доски

Как и в Помодоро технике тут есть нюансы.

Нюансы помодоро доски: точность

Изначально я хотел измерить переработку с помощью всяких приложений и трекеров активности вроде tMetric. Поставил задачу, включил таймер и измеряй. Но таймер не прижился. После хотел переносить данные из Помодоро доски в гугл-дату студию и отслеживать с помощью графиков — но это избыточно. Банального просмотра доски раз в неделю и сверка с выполненными задачами в Тудуисте — мне достаточно.

Нюансы помодоро доски: фокус

Я начал вести доску из-за того, что уборщица — низкоквалифицированный работник, зарабатывал примерно столько же, сколько я, даже больше, так как убрать мою квартиру это не 8 часов работы. Поэтому я начал учиться работать меньше, зарабатывать не меньше, приносить пользы больше. Позднее я сфокусировался на отдыхе.

Нюансы помодоро доски: планировать отдых

Банально, но я отдохнувший — делаю больше и качественнее, чем я уставший и невыспавшийся.

Поэтому я поставил «строгую» планку в 14 помидоров, которую можно переступить в исключительных случаях. Начал стремиться к тому, чтобы сокращать количество ежедневных помидоров. Мне помогает «обязательный отдых» утром и вечером.

Утром у меня программа на два часа «всего что угодно, но не работы» — зарядка, прогулка, плотный завтрак, книга. Иногда программа затягивается.

Когда планирую день, я планирую «пятиминутный отдых» и «большое дело» на вечер. Во время локдауна 2020, я застрял на Фукуоке и «большим делом» были уроки вьетнамского. На карантине в Дананге, я планировал на вечер фильм и книгу.

 Отмечу, что для меня особенно важно заранее планировать блоки отдыха. Договорившись с самим собой: «в воскресенье на пляж» — я гарантирую, что у меня действительно будет выходной. 

Нюансы помодоро доски: геймификация

Помодоро доска — это праобраз геймификации, о которой я рассказывал в кейсе про киндеры. Я придумал фрагментарное действие — помидор. Каждый выполненный помидор превращался в зарубку. Можно награждать себя за помидорные дни без переработки, или за помидорные недели без переработки.

геймификация через киндеры
Геймификация, через киндеры

Запомнить

  1. Помодоро техника — это способ сфокусироваться на работе и не отвлекаться. Сфокусировавшись на задаче мы повышаем шансы быстрее довести её до конца.
  2. Сила техники Помодоро в ритме между сфокусированным подходом решением задач и перерывами, между задачами.
  3. Помидорная техника заставляет пересмотреть подход к формированию списка задач.
  4. Сила помодоро доски в ритме между работой вообще и остальными аспектами жизни. Поэтому она у меня живёт с Тудуистом.

Статья была обновлена в сентябре 2020. 

Если у вас возникли вопросы по этой статье или не только — пишите мне в соцсети: ВКонтакте, Фейсбук или в Телеграм, попробую помощь. У меня есть курс для авторов, контентщиков, копирайтеров и тех, кто занимается продвижением личного бренда: «Как писать каждый день: быстро, легко, даже если не хочется и не сдохнуть».