Помодоро доска — система, которая защищает от избыточного труда

Летом 2018 придумал инструмент «помодоро доска». Это произошло из-за уборщицы, которая потребовала за уборку квартиры больше денег, чем я зарабатывал за весь день. После этого я начал повышать доход!

Чтобы повысить доход, я учился затачивать процессы, работать «быстрее», делегировать, правильно планировать, брать больше за единицу времени и всё такое. Это сработало! Если раньше на написание поста у меня уходило 2 часа, теперь справлюсь 15 минут.

Суть помодоро-доски — ограничить количество рабочих промежутков в день, не выходить за них, и с каждым днём сокращать помодирки. Сначала я просто замерил сколько помидорок в день я работаю — вышло около 28-24. Затем сократил до 14 без потери дохода.

Суть техники помодоро

Метод Помодоро, а также техника Помодоро — однофокусный подход к работе. Он помогает работать с прокрастинацией!

Традиционный подход к технике предлагает поделить работу на день на задачи по 25 минут. Заводится таймер на 25 минут. И пока работает таймер нужно хотя бы не отвлекаться от задачи!

25 минут

Эта цифра взята с потолка. Если вам не нравится это время — вы можете его изменить!

Яна Франк в книге «Муза и Чудовище» рекомендовала разбить рабочий день по 45 минут, как в школе. Какой-то американский писатель работает по 17 минут и 17 секунд — видимо личный фетиш к цифре 17.

Поэтому ставьте тот временной лимит, с которым вам комфортно. У меня лимиты разные, под разные задачи: писать прикольно, делю на 45 минут; учиться тяжелее — делю на 25 минут; а для проверки почты использую таймер на 10 минут.

Рабочий день = 14 помидоркам

Первая моя ошибка — я весь день работал по помидоркам, выходило до 24 помидорок в день. Но оказалось, что если отдохнуть и работать только 14 помидорок в день, то я сделаю больше, чем за 24 помидорки в день.

Задачи

Идеально записывать задачи так, чтобы они влезли в 25 минут. Если задача выглядит на час — значит нужно написать так, чтобы это были две задачи по 25 минут. По крайней мере, такое мнение у меня сложилось после книги «Джедайские техники».

У меня так никогда не получается! Я изменил свой подход! Теперь, после помидорки я в Тудуисте создаю задачу и записываю новую задачу «дата+молодец+сделал вот это». Так легче провести анализ сделанного за неделю!

Отдых

Обязательно нужно делать перерывы! На этот счёт есть множество исследований: просто посмотреть в окно, крутить педали под столом, делать зарядку, постоять у куллера. Всё это положительно влияет на работу. Классический метод Помодоро предполагает, что после 25 минут работы, вы отдыхаете 5 минут. А после 2 часов работы делаете перерыв на 15-30 минут. Я для себя понял, что полезно и на отдых ставить таймер.

Недавно начал писать дела-пятиминутки, которые полезно сделать: помыть посуду в раковине, помыть окно, сделать растяжку, приседать, медитировать, вытащить бельё из стирки, сделать небольшую зарядку и так далее. Заканчивается рабочий таймер — тянусь к вазе с бумажками, вытягиваю случайную и ближайшие пять минут я при деле.

• N+1 «Короткие перерывы помогают эффективно учиться»
• EurekAlert «Tired at the office? Take a quick break; your work will benefit» «How to take better workday breaks»

Правило обратного счёта

Я люблю самообманываться. Люблю делать перерывы дольше 5 минут и сам не замечаю как: снимаю бельё и решил погладить; решил приготовить кофе, очнулся за просмотром аниме.

Обычно я разбираюсь, что не так с моей работой, если я так легко «ухожу». Но правило обратного счёта действует как кнут и помогает вернуться к работе. Прежде чем что-либо делать на перерыве — ставлю таймер, когда он сработает — я понимаю, пора вернуться к работе.

Анализ

Изначально Франческо Чирилло придумал технику помодоро, чтобы хоть как-то справиться с учёбой. Он для этого вёл «журнал», в котором записывал «что хотел сделать», «что сделал» и вес этих отметок давил на него. Так и справился.

Оставлю в стороне насильственность метода, и признаю, что в этом что-то есть. Записывать, а затем анализировать записи и своё состояние — полезно!

Правило кепки

Помидорки помогли мне, работающему из дома создать рабочее пространство. Читателю курса «как писать каждый день» слышали про рабочее пространство и знают, что писатель Владимир Имакеев, надевал кепку, чтобы работать дома. Все домашние понимали — нельзя отвлекать автора, когда он в кепке, как только кепка снималась — Владимир «уходил» с работы. Полезно как-то изначально создавать рабочее пространство из разных элементов: кабинета, мебели, одежды, запахов, звуков и рабочего таймера.

У меня есть отдельный уголок, когда я в нём «я на работе». Кепка и носки отдельно сигнализируют «этот человек на работе», а ещё я включаю «шум кафе» или «шум дождя» в приложении Форест (Forest), это мой помодоро-таймер.

• Приём писательская кепка
• Телеграм: идея офисного пространства, второй монитор создаёт офисное пространство, ви-ар офисы.

Таймеры помодоро

Франческо Чирилло использовал тетрадку и обыкновенный таймер. Я не вижу ни одно причины не использовать современную технику.

Пользовался песочными часами — они «невнятно» заканчиваются, а я люблю сигнал «пора выйти из-за компа». Несколько лет я пользуюсь Форестом: у них есть звуки, они геймифицированы, а ещё ведут небольшую статистику, в общем, мне нравится это приложение.

Кухонные таймеры — в целом, прикольные, нравится руками заводить «работу». Подобный ритуал помогает погрузиться в офисное пространство.

Что такое помодоро доска

Я трудоголик и слишком много работаю. Проблема в том, что я стараюсь работать ради работы, без какой-то внятной цели. Это как носить воду кружкой, чтобы наполнить ванну — пофиг, что неэффективно, я при деле

Чтобы бороться с этим, решил поставить планку — 10 помидорок в день. Сделал 10 — иди на отдых. Не успел, можно поработать ещё 4, всё равно не успел — штраф.

Для этого я придумал помодоро доску. В ней я отслеживаю «сколько в день я работаю и над какими проектами».

Помодоро доска — как использовать

Сначала я определил «сколько я хочу работать в день». Затем я подсчитал «сколько я хочу получать от каждого проекта-клиента» и «размазал» эти часы по дням. В итоге получилось 14 помидорок в день, я сразу же поставил цель «сокращать помидорки, повышая доход».

Например, клиент Х платит мне 1000 рублей в месяц. Мой доход в час — 25 рублей. Значит, чтобы «по честному» получить 1000, я должен работать 40 часов в месяц, 10 часов в неделю, и около 2 часов или 4 помидорок на клиента Х в день! Не больше, а лучше меньше!

После того как клиенты, лимиты по времени и доходу определены, настало время заполнять таблицу! Отработал помидор — нарисовал в доске специальный знак. Отработал лимит в 4 помидора в день — рисую «план выполнен». Работать больше 4 помидоров на этого клиента неправильно! Он же мне платит за сделанную работу, а не за часы.

Помодоро доска подсказывает где возникают переработки, а это помогает оптимизировать процессы, условия, работу.

Помодоро доска нюансы

Точность. Изначально у меня была высокая точность, я измерял время переработки трекерами вроде tMetric. А потом понял, что такая точность для моей задачи ни к чему.

Закрытые списки. Доска отлично сочетается с концепцией закрытых списков. Все задачи на день расписываются в доску и сразу понимаешь «сколько можно сделать».

Фокус на настоящей работе. Тот кейс с уборщицей, из-за которой я придумал доску, помогла понять, что полезнее рабочий день наполнять работой, за которую больше платят, чем просто занятостью.

• Телеграм: настоящая работа.

Геймификация. Помодоро доска — это праобраз геймификации, о которой я рассказывал в кейсе про киндеры. Тут, каждое фрагментарное действие — помидорка, а помодоро доска хранит эти действия.

Запомнить

1. Помодоро техника — это способ сфокусироваться на работе и не отвлекаться. Сфокусировавшись на задаче мы повышаем шансы быстрее довести её до конца.
2. Сила техники Помодоро в ритме между сфокусированным подходом решением задач и перерывами, между задачами.
3. Помидорная техника заставляет пересмотреть подход к формированию списка задач.
4. Сила помодоро доски в ритме между работой вообще и остальными аспектами жизни. Поэтому она у меня живёт с Тудуистом.

Статья была обновлена в сентябре 2020.