Как, что и где планирую

Хочу рассказать, как я планирую свою жизнь, работу, финансы и учёбу. Под влиянием современной культуры и успешного-успеха я интересовался «эффективным менеджментом», «саморазвитием». В это время моя жизнь летела в: «О привет депрессия и выгорание!». Сейчас я стараюсь меньше про «эффективность», «продуктивность». Даже немного хихикаю, когда кто-то об этом говорит и такой бочком-бочком к выходу.

🤦‍♂️ Зачем это всё нужно

Попытки внедрить всякие фишули без всякой цели — ведут к провалу. Сначала в нашей жизни появляется госпожа идея. Если мы ей это позволяем, то она живёт в нашей головушке. Мы её думаем. И если мы придаём идее какое-то движение, то она превращается в какую-то цель.

Внедрить «правильный тайм-менеджмент» потому что все так делают — гиблая затея. Внедрить инструменты управления рабочим временем и личными ресурсами, чтобы работать быстрее, выше, сильнее? Ну вы только вслух прочтите это? А ведь я таким был…

Сейчас я стремлюсь к том, чтобы работать так, чтобы оставалось время и на «жить».  Больше отдыхать, читать всякие книги, смотреть кино, гулять, бегать и всякое такое.

Однако, я не хочу, чтобы мой маятник качнулся в противоположную сторону. Идти к цели без инструментов — тоже опасно. Поэтому я стараюсь совмещать инструменты, цель и зарабатывать на хлеб. Эта длинная статья про то, как, где и что я планирую. Попробую продемонстрировать вам, как я этого добиваюсь.

Я планирую, чтобы больше жить. Хочется получать удовольствие от жизни, а не лучше и эффективнее работать. Однако выкидывать работу нельзя. Совсем грустно, когда работа оторвана от вашей жизни.

💆‍♂️  Откуда это всё

Читали «Джедайские техники» и «Сделай это завтра»? Если да — увидите много знакомого. Вкратце так…

  • Начал интересоваться планированием, в 2010.
  • С 2012 я начал всерьёз этим интересоваться, сказалась совмещение учёбы и работы. С 2013 подсел на связку GTD+Evernote. Эверноут был особенно крут на эпл-устройствах. Но для меня это был банальный блокнот, альтернатива бумажному.
  • В 2015 стал фрилансером. Работаю дома. Контролирую несколько проектов и часто стал засиживаться дотемна, пока не выпадут глаза. Пришлось пересмотреть свою жизнь, подход к организации рабочего времени используя Помодоро доски. А также пересмотреть способы организации задач. Одним из «пересмотров» стал переход с бумажного планировщика и с Эверноута, сначала на Ношин (Notion), затем на Тсинг (thing 3) и после на Тудуист (todoist) — как наиболее адекватный таск-менеджер с кучей приколюх. Работаю в нём больше года.
  • С 2019 переехал во Вьетнам и поменял принципы удалённой работы. Нашёл новых клиентов. Прошёл «тараканов» и поменял отношение к тайм-менджменту. Если раньше это было про «больше работать и получать», теперь это про «больше жить и кайфовать, а работа приложится».
карма в тудуисте
С весны 2019 я попробовал приложение Things, мне понравилось быстрое добавление задач, и вот с осени 2019 я купил платную подписку и не жалею

 

😑 Термины и принципы, которые встретятся в этой статье

Должен предупредить…

Эта статья, она будет чертовски длинной. Придётся использовать много путанных терминов… Так что постараюсь их объяснить.

Инбокс

Инбокс — это все неотсортированные задачи, которые «вроде бы как надо сделать». Термин, очевидно, пришёл из почты, где есть «инбокс» входящие сообщения. И почта для некоторых ребят — это вполне себе таск-менеджер. Поэтому произошло такое заимствование.

Если смотреть на сущность инбокса шире, то эту функцию выполнят входящие сообщения в мессенджерах, прилетающие карточки в Трело, голосовые заметки в телефон, стикеры, наклеенные на экран, шальные мысли во время работы. Обилие инбоксов — плохо. Один инбокс для всего на свете — хорошо. Просто сводите все прилетащие задачи в одно место, а потом сортируйте.

Таск-менеджер

Таск-менеджер — любой список задач. Обычный листочек, с перечислением «что надо купить» — примитивнейший и жутко эффективный таск-менеджер. Мне комфортно использовать Тудуист для всего на свете, всё благодаря тегам, но если бы мы жили в конце 19 века, когда ритм жизни повысился, а до цифры было далеко, я бы обошёлся одним блокнотом.

Задача

Задача — любое действие, которое надо Сделать… Есть разница между «делать» и «сделать» — у «сделать» есть какой-то измеримый результат. Любая задача должна быть записана так, чтобы её можно было «сделать», записана «в повелительном наклонении» и таким образом, чтобы я мог скопировать этот текст, отправить её кому угодно и тот сделает так, как нужно.

простые задачи
Простой принцип, как ставить задачи, которые можно сделать до конца

Я люблю, когда выполнение одной задачи занимает 25 минут. Но не сильно страдаю, если это не удаётся. Если задача занимает сильно больше 25 и ей можно заниматься несколько дней — имеет смысл превратить её в проект.

Не может быть такого, чтобы я делал что-то чего нет в тудуисте. Даже если прилетает какая-то срочная задача, которую надо сделать здесь и сейчас и займёт пять минут — я быстро добавляю новую задачу на сегодня, чтобы зафиксировать её существование. Но об этом подробнее расскажу в пункте про закрытый список задач.

Сортировка задач или обзор задач (оно же истинное планирование)

Сортировка задач или обзор задач — это просмотр записей в инбоксе и определение, что с ними делать. Когда и что будешь делать. Собственно это и есть планирование. Тут можно включать различные методы, вроде матрицы Эйзенхауэра, увольнения или удаления задач, которые на самом деле не обязательно делать, делегирования, приоритизацию или закрытые списки.

сортировка входящих
Примерно так выглядит сортировка задач: смотрю инбокс → думаю → переписываю задачу и назначаю ей всякие теги (если задача неважная, то удаляю из инбокса

Я смотрю на  задачу и думаю что-то вроде:

  • это действительно нужно сделать? (должно появиться чёткое понимание, к какому из трёх проектов эта задача относится, как это влияет на мои цели и получу ли я за выполнение этой задачи деньги?)
  • может это сделать кто-то другой?
  • что именно тут нужно сделать?
  • когда это нужно сделать?
  • когда я буду этим заниматься?
  • сколько это займёт времени?

В зависимости от ответов на эти вопросы, я переписываю текст задачи и пишу, в какой день я буду это делать. Я не всегда задаю все эти вопросы, поэтому пользуюсь импровизированным чек-листом в ношине «Идеальный список задач».

чек лист идеальных задач
Раз в неделю я перечитываю этот чек-лист, чтобы напомнить себе о критериях в задачах. Иногда я забываю какой-то пункт, но перечитывая чек-лист — вспоминаю о нём

Проекты рабочие и простые

Рабочий проект — «большая» группа задач, которые объединены одним заказчиком. Рабочий проект не равен проекту в тудуисте — это разные сущности. У меня три рабочих проекта: клиентские (на осень 2020 это «Личный бренд Слюсарев», Интерлогика и SMMplanner), образовательные и личные (посмотреть такое-то кино, придумать подарок на ДР маме, сходить к стоматологу и так далее).

Проект — собственно это «большая» задача, которую нельзя сделать за 25 минут. Обычно это задачи, которые приходится делать несколько дней или дольше, но они принадлежат какому-то рабочему проекту. Например «обновить статью „как, что и где я планирую“» эта задача занимает, минимум неделю, и для удобства оценки трудозатрат и выхлопа — мне имеет смысл превратить её в проект.  Наверное, правильнее назвать эту сущность «подпроектом», но я как-то привык к проекту.

Помодоро-доска

Техника Помодоро — это метод концентрации на какой-то определённой задаче. Идея в том, чтобы удерживать концентрацию внимания на одном деле, а потом делать перерыв. Помодоро-доска — это подсчёт таких «моментов с высокой концентрацией внимания» или помидорок, чтобы работать какое-то определённое время и на засиживаться за тупой работой.

Текущая инициатива

Текущая инициатива — это метод концентрации на одном проекте и способ довести зависший проект до конца. Идеальный сценарий использования — сделать дипломную работу, написание которой прокрастинировалось 7 месяцев.

Выбирается только 1 проект, который нужно закрыть. Затем вы сами с собой составляете «договор» — начинать рабочий день с этого проекта, причём вам достаточно просто «5 минут посидеть подумать». Если настроение есть и вас прёт — сидите и работаете дольше 5 минут, если не прёт, то после 5 минут идёте заниматься чем-то другим.

Контекст задачи

Контекст задачи — это способ группировки задач, которые объединены не проектами, а  контекстом: действием, местом, временем, состоянием и так далее.

Обычно работают по проектам, выполняя задачи внутри проекта. Список задач на один день из проекта «запустить рассылку в Интерлогике» состоит из:

  1. Сформировать тезисы письма,
  2. Сформировать из тезисов ТЗ копирайтеру,
  3. Проверить пердыдущие письма,
  4. Сверстать.

задачи в ватерфол

Но если у меня несколько похожих задач внутри проектов, имеет смысл сгруппировать задачи:

  1. Написать тезисы для трёх писем двух курсов — чуть дольше чем раньше, но быстрее, чем, если бы я писал тезисы каждый день,
  2. Пообщаться с копирайтерами и дать им ТЗ — столько же времени,
  3. Проверить все пришедшие письма, уточнить сроки предыдущих,
  4. Сверстать все, что согласовали.

задачи по контектсу

Я иногда работаю по контекстам:

  • время,
  • место,
  • специфика действий.

Продуктивность и эффективность

Даже без чётких целей тайм-менеджмент крутится на продуктивности и эффективности. Продуктивность — сделать больше полезного за рабочий день, а эффективность сделать в единицу времени больше полезного.

За продуктивность в моей системе отвечают таск-менедежеры, помодоро-доски, закрытые списки, текущая инициатива, правило ос и мух. Проблема продуктивности в том, что её нельзя бесконечно поднимать, всегда будет некий потолок…

Эффективность — на ноябрь 2020 терра инкогнито для меня. Очевидно тут все крутится возле целей, полезного действия, систем сортировки задач, вроде матрицы Эйзенхауэра, правила тройки или мжп и правила лодки.

Календарь жизни

При планировании работы, жизни, учёбы — я постоянно напоминаю о смертности… о том, что моя жизнь конечна, и я не планирую всю жизнь сидеть за компьютером, набирая постики. В тонусе держит календарь жизни — обычная бумажка, в которой зачеркиваешь дни жизни и видишь «сколько осталось».

Календарь жизни
Мой второй календарь за начало 2020. Вверху года жизни, ниже даты и месяцы

Правило тройки

Правило тройки, он же МЖП — минимально жизнеспособный продукт или MVP. Оно буквально звучит как: «Миру достаточно тройки! Разберись в чём тройка у тебя…» В моём случае, большинство проблем с выполнением задач из-за дрочки на какую-то ерунду, вместо того, чтобы сделать по сути. Делаю отчет — он обязательно должен быть красивый, с суперскими графиками. А нужно было предоставить просто динамику. Пишу статью — проверяю слог, а нужно было подобрать пару примеров. Просто почаще задумывайтесь о том, что минимально необходимо сделать, чтобы задача была Сделана.

Планирую в таск-менеджере: Тудуист (Todoist)

С лета 2019 всю работу я предпочитаю планировать в Тудуисте (Todoist). Оно идеально подходит, чтобы быстро записывать входящие задачи, практически не отвлекаясь, может работать из браузера и приложений и интерфейс более дружелюбный, чем у множества других приложений. Но все штучки и принципы, которые я использую в Тудуисте, когда планирую, вполне можно запустить в любом другом таск-менеджере и даже в блокноте. В общем, горячей любовью люблю Тудуист, расскажу некоторые фишки, а подробнее о них вы можете прочитать в статье «Нюансы Тудуиста, которые вам понравятся».

Как быстро добавить задачу в Тудуист 

Когда приходит какая-то идея или мысль что-либо сделать, загуглить, в общем — отвлечься, я её записываю в Тудуист, с помощью быстрого добавления, это позволяет не тратить мыслетопливо и быстро вернуться к текущей задаче.

Выглядит это так. Верстаю структуру этой статьи в ментальной карте, понимаю, что мне интересно сделать пост, а то и статью про маркеры в картах. Когда-то я бы все бросил и полез рассказывать. Иногда, я продолжаю так делать, но предпочитаю этим все таки как-то управлять.

как приходят идеи
Записывать мысли полезно, так будешь меньше отвлекаться

Такие задачи попадают в инбокс. Потом делаю обзор инбокса и сортирую задачи: что-то удалю, так как стало неинтересно, а что-то попадет в закрытый список.

Сортировка задач в Тудуисте

Сортировка задач или обзор задач — это просмотр инбокса и размышления,  что с этой задачей я буду делать. В классическом тайм-менеджменте любят матрицу Эйзенхауэра, которая сортирует задачи по важности и срочности. Матрица работает даже в Тудуисте.

Для сортировки использую # и @ в тудуисте, а также ключевые слова:

  • # — этот символ открывает назначение «проектами в тудуисте», у каждой задачи может быть только один проект, в моем случае это разделение на рабочий проект.
  • @ — это тег, у каждой задачи может быть несколько тегов, это разделение на подпроекты и контекст задач: «текущая инициатива», «прибыльная задача», «сделать пока буду в магазине» и так далее.
  • ключевые слова — это даты, я могу сразу написать «10 декабря» или «послезавтра», «каждый две недели» и задача появится в списке с этой настройкой…

Закрытый список задач в Тудуисте

Закрытый список задач — это искусственный ограничитель задач. Я планирую Х задач, беру на себя обязательство сделать только их и не делать остальное. Вместе помодоро-доской, я  гарантирую себе, что у меня к вечеру будет выходной, а ещё страхует от проектов, которые могут упасть в глубокую яму прокрастинации.

Взять обязательство делать только то, что в списке и не делать ничего другого!

У меня есть три варианта формирования закрытого списка:

  1. С помощью разделительной полосы из задачи, которая не может быть выполнена…
  2. С помощью тега «сделать сейчас».
  3. Каждый день выписывать или распечатывать список дел на сегодня.
закрытый список задач из книги Сделай это завтра в приложении todoist
Пример закрытого списка в Тудуисте с помощью невыполнимой задачи, выше черты то, что я решил 100% сделать сегодня, ниже то, что появилось сегодня и нужно сделать сегодня

Контекст задач

С помощью тегов разделяю задачи по контекстам, вообще контекстов может быть много и то какие будешь использовать, зависит от меня. Скажем, если я сегодня решил весь день отдыхать — то контексты «вне дома», «читать».

Каждая опубликованная статья должна уйти: по соцстеям, в Яндекс-дзене, в Яндекс-кью, по емейлу и так далее. Удобнее разделять отдельно написание и написать 2-3 статьи, а потом 2-3 шерить. 

планирую записать заметку в блог, а с помощью приоритетов можно назначить контекст задач в todoist
Классический приоритет задач по важности — это тоже контекст

Повторяющиеся задачи

В любой работе есть рутина, которую тоже надо планировать. Для этого удобно создать регулярные задачи в Тудуисте:

  • каждый день — «реагировать на личные сообщения и комментарии»;
  • два раза в неделю — «проверять почту», «тусить в Яндекс-кью»;
  • раз в неделю — «сходить на рынок и купить…»;
  • раз в месяц — «заплатить аренду и коммуналку», «продлить страховку».

В тудуисте довольно гибкие возможности настройки подобных условий, достаточно написать все эти вещи: «еженедельно», «каждую субботу»,  «каждое 15 число»…

планирую повторяющиеся задачи в тудуисте
Сбор забытых задач еженедельная задача — открыть почту, переписки, посмотреть скриншоты на телефоне и вспомнить всё, что мне когда-то говорили, но я об этом забыл

Где анализ

В Тудуисте есть графики «загруженности», сравнивая этот график с графиками из Тметрик (TMetric), я сравниваю сколько полезного я сделал и сколько потратил времени на это дело. И придумываю что-то дельное, так я придумал контекст, когда я стою в очереди или у меня 10 минут до созвона, чтобы не тупить, я сортирую по приоритетам и делаю мелочевку.

Обратите внимание — планирование ≈ управление проектами, поэтому обратите внимание на хитрости и нюансы управлениям задачами в Тудуисте.

Планирую работу

Я работаю удаленно с 2015, при этом у меня есть работа «в штате» — где я работаю с одной командой, под одним брендом, вот уже несколько лет, и проектная — разовые, в основном, случайные проекты на несколько дней. В основном, мой день выглядит как: размышления и изучение материала, созвоны, иногда создаю контент. В общем, провожу свой день за компьютером.

Чтобы не превратить работу с бесконечное сидение, я работаю небольшими «наскоками», по 2-3 часа, с перерывами с физической разминкой. Выхожу куда-то. Делаю зарядку. 

Важная для меня деталь моего рабочего дня — в первую очередь я работаю на себя, это означает, что:

  • Я делаю только ту работу, которая мне интересна. Если я берусь за работу, которая сразу показалась мне «скучной» или «я не буду рад, работая там» — мне будет хуже. На выполнение типовой задачи уйдёт больше времени, у меня не будет желания бороться и делать на отлично, и там, где я мог бы сделать на тройку — вообще ничего не сделаю, а там где мне бы хотелось сделать отлично — сделаю отвратительно, и потом не буду гордиться своей работой. Зачем тогда?
  • По возможности, каждый день, делать что-то, что принесёт мне долгосрочную пользу. Стараюсь формировать список дел так, чтобы в нём было что-то для меня или моего личного бренда. Опубликовать статью со ссылкой на своей сайт. Сделать рекламу курса для пишущих людей «Как писать каждый день: быстро, легко, даже если не хочется и не сдохнуть».

 Компании закрываются. Старые и надежные клиенты уходят. Соцсети закрываются и монетизация блогов закрывается. Клиенты пропадают с оплатой, даже после подписанных договоров и актов. Мир меняется.  А я остаюсь сам с собой и если хочу жить — должен бороться и сам строить своё будущее. 

Регламенты или кайдзен

Кайдзен — это философия постоянных улучшений, которую я постоянно использую. В моей работе это выглядит так:

  • я делаю Х, например, пишу пост и использую для этого несколько скриншотов;
  • потом сам для себя пишу инструкцию «как делать Х», например «чек-лист доведения постов до ума» (некоторые чек-листы можно найти в статье «Чек-лист для SMM»);
  • в следующий раз, сверяюсь с инструкцией и делаю по ней;
  • периодически, сам нахожу моменты, которые можно улучшить и дополняю эти инструкции.

Сейчас часть моей работы заключается в том, чтобы грамотно оформить эти инструкции и показать их другим людям. Собственно у меня работают помощники и я им помогаю улучшать их процессы и повышать качество работы.

доведи пост до ума регламент кайдзен smm

 

 

Образование

Вероятно вам, как и мне, нравится идея — хороший специалист постоянно делает себя лучше. Через самосовершенствование и самообразование. Мне всегда нравилось учиться, поэтому я с удовольствием планирую что и когда я буду учить.

В Тудуисте создана регулярная задача «что-то учить». Периодически составляю список того, что я учу. В Трело сделана доска «самообразование», в ней на каждый месяц что-то есть.

планирую как использовать трело для самообразования

Где анализ

Чтобы закрыть задачу «что-то учить, в Ношине (Notion) нужно написать конспект, чему именно я научился. Потом можно подвести итоги, сравнивая конспекты и карточки в Трело.

Деньги

С деньгами у меня всё плохо. Говорят, что должна быть финансовая подушка безопасности, страхование жизни, инвестиции и тэ дэ. Максимум что я сделал — автокопилку с дохода. Весь доход, который падает мне на ИП, с него вырезается 6% на налоги, 10% на «всякое неожиданное» и на остальное я живу.

Еще записываю все доходы и расходы, но это прям минимум-минимум, это не считается.

Мне очень нравится система раздельных бюджетов. Но я не полностью перешёл на него.

С каждого дохода, первым делом отправляй часть на накопительные счета: обязательные регулярные (квартира, парковка, интернет), страховка (вдруг заболеешь или зубы чинить, или у кого-то день рождения, а у тебя нет свободных денег). Остальные бюджеты, каждый подбирает себе сам, у меня, к примеру «развитие», у кого-то «путешествия». Собственно автокопилка вырезает 10% на страховку, ручками передвигаю часть дохода на обязательные расходы и периодически бросаю немного денег на курсы или на рекламный кабинет.

Жить на доходы с предыдущего месяца. Смысл в том, что в течение какого-то времени собирая расходы, ты понимаешь сколько тебе реально нужно, чтобы жить комфортно. Потом откладываешь столько, чтобы жить именно на накопленные, а не от зарплаты к зарплате. В итоге когда у тебя нет психологического пресса «ах, если я не сделаю Х, я не смогу что-то кушать», работать будет легче.

Где анализ? У меня накоплена финансовая подушка безопасности на три месяца. Благодаря регулярным «отрезаниям», смог подарить друзьям и родственника по-настоящему приличные подарки. Теперь бюджет «на подарки» это предусматривает.

 

Планирую покупки

С покупками всё хуже, чем с деньгами. Как делают обычно, если хочешь купить что-то «крупное». Сравнивают плюсы и минусы? Определяют насколько это нужно. Стараются запланировать покупку? Сверяются с финансовым планом?

Я же просто покупаю, вероятно потому что: «кто я такой, чтобы отказывать себе?». Ещё ни разу не пожалел. Но из-за такого поведения у меня, нет своей квартиры, машины. Да ещё и живу в Воронеже, утверждая, что мне это нравится.

Где анализ? Знаю, что хочу научиться рационально относиться к покупкам. Учусь «заслуживать» крупную покупку

Заглядывайте на страницу курса для пишущих людей: авторов, контентщиков, копирайтеров и тех, кто занимается продвижением личного бренда: «Как писать каждый день: быстро, легко, даже если не хочется и не сдохнуть».