Покажу несколько примеров того, как я использую Трело в работе и в жизни, для того чтобы вы нашли свой шаблон.
Что будет в этой статье
Трело-классика — для управления небольшими проектами с небольшими командами
Все Трело-доски создаются по-умолчанию в три столбца. Этого достаточно для управления любым маленьким проектом. Планируйте от поездок за город с друзьями до запуска обучающей рассылки. Кроме того, этот формат доски хорошо ложится в идеологию скрама.
В первый столбец записывают все идеи, от «было бы неплохо сделать» до «без этого будет „капец“». Во второй те задачи, что решили делать, в идеологии скрама «в этом спринте». В третий столбец выкидывают всё, что было Сделано.
Эта система неплохо работает для творческих команд, с небольшими задачами. Ещё в ситуациях, когда трудно описать процессы и алгоритмы. Скажем, я хочу геймифицировать сообщество ВКонтакте. Это большой проект, с рандомными действиями. Я прочитал всяких кейсов и собираю идеи для реализации. Что именно нужно делать для этих идей — неизвестно, поэтому хватит названия «Делаю».
CRM-доска в Трело для фрилансеров и небольших компаний
Трехколончатая классическая доска Трело легко переделывается в простейшую CRM-доску. Первая колонка — «лид поступил». Вторая — «продавец Х взял его в РАБОТУ». Третья — «лид закрыт». Можно добавлять отдельные этапы и с ними работать.
Но CRM в Трело — для небольших команд. Когда у вас 1-2 продавца, особенно удалёнщика, и хочется быть прозрачнее. На мой вкус Трело выдерживает работу до 10 лидов в неделю, и до 3-х продавцов. Когда лидов становится больше или когда команда становится больше — хочется более глубокую аналитику.
Например, ко мне сыпятся до 3 лидов в неделю на консультации по контенту, смм и прочим профессиональным штукам. Я могу использовать Трело, чтобы не терять клиентов. Правда, после работы в Интерлогике, я бы предпочёл более автоматизированную систему, нежели карточки в Трело.
Управление «сложными» проектами в Трело
Я постоянно вижу, как различные редакции используют Трело. Кажется, это наследие Ильяхова и его статей и вебинаров про редакционную работу в Т — Ж.
Логика работы следующая:
- Карточка — это статья. Внутри карточки будет заявка на статью, контакты автора, ссылки. Каждый участник редакции может залезть внутрь карточки и что-то с ней сделать: редактор будет проверять, автор напишет ТЗ иллюстратору, иллюстратор отрисует и закинет картинки, а корректор вычитает статью.
- Столбцы — это каждый отдельный процесс рождения статьи. Колонка «Идеи» — автор приносит идею для редактора, а редактор принимает решение «вынашивать или нет», «Работа» — автор пишет статью, «Редактура» — автор и редактор, вместе допиливают статью, «Вёрстка» — статья готовится в публикацию. А так как на колонку можно подписаться, то это автоматизирует работу с отдельными людьми. Скажем, есть колонка «Иллюстрация». Автор закидывает карточку в эту колонку, художник получает уведомление о новых задачах.
- Есть столбец «База». Это пространство для «идей для статей», «методичка по SEO», «редполитике».
Доска желаний
Мне хочется думать, что это моё изобретение. Никогда не видел, чтобы кто-то делал подобное.
У меня плохо с достижением различных целей, поэтому я много читал на эту тему. Где-то прочитал про виш-листы. Суть такая — напиши желание, подкрепи иллюстрациями и постоянно смотри на это. Если смотреть регулярно и представлять все это — достигнешь цели.
Я сделал виртуальную доску желаний в Трело. Колонки «Мечтаю» — всё, что мне в принципе интересно, колонка «Добиваюсь» — то, что я держу в фокусе внимания и направляю все свои силы на это, ну и колонка с названием года для ретроспективного анализа.
Доска Трело для саморазвития или учёбы
Очевидная же идея, что профессионал много учится и относится к учёбе, как к проекту? Я для этого использую метафору осьминожки навыков и делаю проектную доску для учёбы. Есть два типа досок: «хранилище знаний» и «программа».
Хранилище знаний — доска для командной работы, в ней карточки с хорошими материалами, которые надо изучить. Колонки — тематики материалов, сложность материалов, преподаватели дисциплин.
Программа — это классическая проектная доска, по которой я учусь. Обычно я выбираю «специальность» и создаю колонки по этапам освоения материала, например, по месяцам.
Чтобы учиться — недостаточно «много читать и потреблять контент». Нужно читать, потом делать, потом ошибаться и ещё раз читать, делать, ошибаться. Тогда в голове что-то отложится. Поэтому доску типа «программа» хорошо делится на: «теория», «практика», «разбор ошибок», «проверка знаний».
Я сделал доску «школа — профессия смм-менеджер». Каждая карточка — это студент. Колонки — этапы образовательной программы. Я могу следить за динамикой учёбы у студентов. Работает как CRM и годится для маленьких групп. Для больших групп берём более специализированную систему.
Частный случай доски типа «хранилище» — командное хранилище для всех документов внутри команды. Работая в SMM-агентстве я собрал и прописал лучшие процессы, составил инструкции и чтобы их не потерять — засунул в Трело.
Трело для индивидуального планирования рабочего времени
Из советов Сергея Капличного и книги Девида Аллена «GTD» собрал доску из колонок на два дня «пн-вт», «ср-чт» и «пт-сб». Задачки закидываются в одну из двудневок. По ней видно у кого какая будет нагрузка на каждый день. Подобная система, как и помодоро-доска помогает не сдохнуть и работать каждый день. Смотрите, почти как курс «Как писать каждый день быстро, легко и не сдохнуть».
