Короче, я не позиционируя себя, как управленец. Поэтому смело заявлю — лучший сервис для управления проектами — ГуглДок, или можно «осовременить» на Ношин. Строго говоря, оба сервиса одинаковы. Для себя я использую Ношин. Клиентам чаще советую ГуглДок, как более привычный сервис. В них можно собрать просьенькую панель управления проектами, интегрировать её с помодоро-доской и закрытыми списками. Получится идеальный помощник для того, чтобы управлять «домасидельной» работой, сделав её прозрачной и не допустить завалы.
Когда использовать панель управления проектами
Завал по срокам. Нет грамотной оценки загрузки. Я фрилансер, у меня много разных «проектов» с разными клиентами. Наставничество — как правило один-на-один, созвоны. Разовые консультации — нестабильно, постоянно разные люди, сложно контролировать оплаты. Долгосрочные проекты у постоянных клиентов. Зачастую у них своя система управления задачами, где висят мои задачи. Значит, мне нужно регулярно заходить и двигать таски.
В результате: срыв сроков, работа по ночам, забывашки. Я часто забывал об обязательствах и «вспомнил лишь» тогда, когда до дедлайна оставалось совсем ничего.
Нет прозрачности. Клиенты не знали, да и я сам забывал, о том «что сделано с 12 по 30 апреля» или «что планируешь на август». Особенно ярко это проявляется на митапах и дейликах. Люди созваниваются, и вроде-бы рассказывают друг-другу о взятых и закрытых тасках. Но в реальности, пока один рассказывает начальству, остальные играют в тетрис. Все на удалёнке, команде трудно понять ценность от каждого отдельного человека.
🔥 Для равномерного движения вперёд. На мой вкус, самое мощное преимущество. Моя панель управления проектами помогает оценить прогресс и немного динамику работы.
Обычно я ставлю какую-то цель. В какой-то день что-то делаю по ней, а в какой-то не удаётся. Проходит много времени в таком режиме. И я вдруг рефлексирую и понимаю, что цель по прежнему бесконечно далека. Я не понимаю стоит ли продолжать. Я устал. Хочу бросить. И так далее…
Проекты «похудеть» или «учить английский» — в принципе, можно и бросить. Подумаешь, под Новый Год поругаешь себя за опять набранные килограммы. Но коммерческие проекты просто так не бросишь. Особенно если это по-умолчанию долгострой и никак стартап не прикрутить. С панелью управления проектами получается примерно так.
Как собрать свою панель?
Тут нет каких-то строгих правил. Думаю, процесс должен быть таким.
Первый шаг Собрать список всех «проектов»
Не потеряйте «скрытые» и проекты «для фана» Всё что вы называете проектом-процессом — соберите в список. Я, например, делаю неправильно. Называю панель управления проектами, а пишу и проекты и процессы. У меня «создание курса» и «реклама» для клиента Х — вполне могут уживаться. Хотя правильнее все же писать проекты.
Второй шаг Оценка
SMART-определение результатов проектов, оценка на дедлайн, так называемый time-to-market, и в целом оценка проектов. Нужно оценить приоритетность, «сколько времени уйдёт на запуск», ресурсы, риски и всякое такое. Это помогает понять, сколько у меня времени вообще есть. Когда не стоит брать новую работу. В конце-концов я себя знаю достаточно хорошо, и могу оценить свой WIP-лимит.
У меня, в Ноушене — это выглядит так: внутрь файла записываю всякие подробности, а снаружи приоритет и планируемым результат.
Про дедлайн. Остальные колонки в моей таблице — это недели, а внутри ячеек я записываю «ключевое дело». Так у меня эта таблица превращается в некое подобие календаря-еженедельника. Соответственно, дедлайн — это последняя ячейка-неделя. Таким образом я могу сразу же приступить к «планированию-наоборот».
Планирование-наоборот. Обычно, если я говорю о планировании, то это выглядит как поиск «шаг 1» → «шаг 2» → «шаг 3» и т.д. Планирование-наоборот, это представив результат и срок, нужно найти «шаг X», который нужно сделать, чтобы появился результат.
Скажем, если мы говорим о планировании нового года. То обычное планирование — это составить список дел: купить елку, игрушки, подарки; пригласить друзей; приготовить оливье и т.д. В наоборот же, это представить наряженную ёлку и выписать, что для этого надо: елка, игрушки, гирлянда, «нарядить елку», «доставить ёлку» и т.д. Потом, видя этот список дел — нужно их аккуратно поместить в имеющийся календарь. Когда в нём всего 2 свободные ячейки, сразу становится понятно, что времени на другие дела не будет.
В итоге, еженедельник выглядит примерно так. Можно шэрить панель, что очень удобно на дейликах и митапах, показывая как у тебя идут дела, где проекты буксуют и почему.
— Как, что и где я планирую — большущий лонгрид-откровение о том, как я управляю фрилансерской работой.
— Помодоро-доска. Мой опыт улучшения техники помодора и аккуратный ограничитель для минимальной и максимальной нагрузки работы.
— Правило тройки. Миру не нужны вещи сделанные на пять. Достаточно тройки.
— Закрытый список дел. Если коротко, то если на сегодня запланировал сделать 3 дела, то не стоит добавлять четвёртое. Сначала сделай запланированное, а потом всё, на что останется сил.
— Провожу платные консультации по контент-маркетингу, SMM, рекламе! Можете сразу писать в телеграм: @slusarevilya.