Короче, я не управленец. Всё. Выводы делайте сами! ¯_(ツ)_/¯
Заявляю! Лучший сервис для управления проектами — гуглдок. Я его «осовременил» на Ношин, но только потому что я в нём больше работаю. А так для меня оба сервиса одинаковы, и клиентам на консультации, если приходится показываеть и проектировать панель управления проектами, показываю её в гуглдоках.
Обычная таблица и на все ваши проекты можно посмотреть «стратегически», сверху, а не метаться в поисках важных задач. В первую очередь это помогает посмотреть «куда идти дальше», а там уже можно управлять проектами и не хвататься за всё подряд и интересное.
Что такое, зачем нужна и когда использовать панель управления проектами
Любая панель управления проектами нужна для «понятности». Чтобы любой участник проекта ПОНИМАЛ, что происходит, где, когда, зачем и так далее.
Руководителям это нужно, чтобы понимать за что платить и сколько. Так проще увольнять и оптимизировать неудачные проекты и вкладывать в удачные.
Исполнители с помощью панели могут приоритизировать свои задачи. Например, они обоснуют, почему не смогут бросить всё и сделать ту задачу, что им прислали в чатик.
Для фрилансеров сразу 2 задачи!
Лично я пришёл к такой таблице, когда у меня был завал по проектам, а я устал настолько, что начал делать дела наугад, в результате не смог оценивать, когда закончу взятые проекты и начну новые.
Завал по срокам
У меня был период, когда я начал срывать сроки; появилась бессонница; начал забывать что пообещал клиенту, и на следующую встречу «хлопал глазами». Панель не решила эти проблемы, но подсветила проблему и чётко показала: «у тебя на неделе 12 больших задач по 6 разным проектам, естественно ты не успеваешь всё сделать!»
Нет прозрачности
Я забывал, что именно сделал по проекту 2 недели назад из-за этого было ощущение, что ничего не делал. Это вдобавок мешало при составлении отчётов. Также не было нормального планирования на дальнейшие спринты. В результате, на созвонах с клиентской командой. Вроде бы собрались по делу говорить, а вместо этого: «Уууух, как возьмёмся братцы! Да как точно сделаем! Когда нибудь. наверное?»
Когда панель появилась стало очевидно, что вот сейчас нет плана на ближайший месяц. Впрочем, если эту панель никто кроме меня не видит — то прозрачность не становится выше. У панели должен быть доступ для других членов команды и для заказчика.
🔥 Для равномерного движения вперёд
Чтобы объяснить эту идею, придётся подключить визуальное повествование. Вкратце — у меня есть понимание, насколько я продвинулся к финальной цели.
У меня было так. Ставлю большую цель, скажем запустить новую рассылку. Проходит какое-то время, и я вроде бы знаю, что каждый день по чуть-чуть что-то пилю по этой задаче. Вот тексты, вот сервис рассылок, вот даже что-то происходит. Но я уже устал, каждый день делаю всё меньше, а то, ради чего я это затеял — по прежнему далеко.
Возникает желание всё бросить. А что ещё сделаешь, если раньше усилия не дали результат? Панель управления показывает «что ты делал и какой это дало результат». Ты либо видишь, что двигаешься не в том направлении, либо понимаешь, что изначально неправильно оценил сложность цели.
Как собрать свою панель?
Тут нет каких-то строгих правил. Думаю, процесс должен быть таким.
Нулевой шаг: Разобраться «а нужно ли это всё вообще и зачем?
Далеко не всем нужна панель управления ПРОЕКТАМИ! Тем более та, которая ведётся в таком «полуручном режиме».
Я думаю так, нужна — если делать именно проекты, а не задачи. Это достаточно тонкая грань. Например «в течение года писать 2 статьи в блог» — это не очень походит на проект. Больше на «выработку привычки». А «получить 10 000 визитов в месяц из поиска» — больше похоже на проект.
Собрать лендинг для клиента из фриланаса — не походит на проект. Это больше заказ, если делать по одному заказу и не брать параллельные — проблем не будет. А вот «запустить и протестировать направление „логистики“ для автоматизаторов бизнеса» — походит на проект.
«Учить английский» — не проект. «Прочитать книгу на английском» — проект. «Похудеть» или «Больше двигаться, меньше кушать» — не проекты, а вот «посетить спортзал 200 раз за год» — походит на проект.
Ну и главное «зачем?» Как табличка вам поможет. Я свои причины озвучил выше, если в вас попадает, давайте собирать панель дальше.
Первый шаг: Собрать список всех «проектов»
Сначала нужно выписать вообще все проекты. ВСЕ!
Часто бывают «проекты, непохожие на проекты», но работа по ним идёт. Для одного клиента я между делом исправлял вёрстку статей в блоге. Для меня это было скорее медитативной тупизной, типа мытья полов. Но ресурсы тратились.
Бывают забытые, скрытые проекты и проекты по фану. Всё это надо выписать! Удалять и закрывать проекты будем во время приоритезации, сейчас нужно всё вытащить на свет.
Второй шаг: Оценка и планирование
Тут нужно чётко обозначить, что действительно нужно делать, а что можно сделать на сдачу. Конечно, просто оценить мало — нужно ещё и работать. Но на это таблица не повлияет.
Для того, чтобы мне было проще оценивать, я пытаюсь оценить «насколько это выгодно». Примерные сроки она же и сложность.
В Ноушене это выглядит так: название проекта → важность → ради чего я это делаю и в «календаре» виден дедлайн.
Про дедлайн. Остальные колонки в моей таблице — это недели. Определяю дедлайн и в ячейке пишу «дедлайн», а до этого «что планирую делать». Это называется «планированию-наоборот».
Планирование-наоборот. Обычно, если я говорю о планировании, то это выглядит как поиск «шаг 1» → «шаг 2» → «шаг 3»… «шаг Х» → «дедлайн».
Планирование-наоборот, попытка представить, последнее дело, которое нужно сделать перед делайном, потом перед последним делом перед дедлайном. «Дедлайн» ← «шаг Х»… ← «шаг 3» ← «шаг 2» ← «шаг 1». Так меньше шансов забыть какое-то важное дело и тем самы точнее можно оценить сроки.
Давайте на тупом примере планирования Нового года? Планирование наоборот будет такое: «31 декабря дедлайн, к этому времени должна быть наряжена елка и заправлены салаты!» Для этого 30 декабря у нас в доме уже должны быть елка, игрушки для елки, гирлянда, и все ингредиенты для салата. По опыту знаем, 30 декабря будет толкучка, лучше еду заранее купить. Значит еду где-то в 20х числах декабря закупаем. И так планируем и планируем.
В итоге, строчка по проекту в панели управления выглядит так.
Такое можно шерить на весь экран во время созвона и обосновывать, почему нужно добавить денег-людей или почему нельзя взять новые задачи.
— Как, что и где я планирую — большущий лонгрид-откровение о том, как я управляю фрилансерской работой.
— Помодоро-доска. Мой опыт улучшения техники помодора и аккуратный ограничитель для минимальной и максимальной нагрузки работы.
— Правило тройки. Миру не нужны вещи сделанные на пять. Достаточно тройки.
— Закрытый список дел. Если коротко, то если на сегодня запланировал сделать 3 дела, то не стоит добавлять четвёртое. Сначала сделай запланированное, а потом всё, на что останется сил.
— Провожу платные консультации по контент-маркетингу, SMM, рекламе! Можете сразу писать в телеграм: @slusarevilya.