Закрытые списки

Расскажу о закрытых списках — самом недооценённом инструменте моего тайм-менеджмента, который я узнал из книги «Сделай это завтра» Марка Фостера.

Как применять закрытые списки

  1. Сформируйте список дел на один день.
  2. Записывайте только те дела, которые будете Сделывать сегодня.
  3. Работайте. Сделав одно дело — вычёркивайте его из списка.

В этот список вам нельзя добавлять новые задачи. Нельзя делать что-либо, чего вы не записали заранее. Если прилетает новая задача — она должна перейти на следующий день и будет Сделана завтра.

К концу рабочего дня этот список уменьшается или полностью заканчивается. Вы не работаете сверх меры.

Закрытый список задач на листке бумаги. создавайте закрытые списки на каждый день
Классический закрытый список задач на листочке. Я не могу записать больше задач, чем поместится на этом листочке, соответственно не делаю ничего лишнего

Как сделать закрытый список

Я знаю три варианта сделать закрытый список, из них два базируются на Тудуисте, а один «классический».

Классический — записывать задачи на лист бумаги. Я ограничен физическими размерами листа и больше, чем на нём поместится не смогу поместить, это отчётливо видно и понятно.

Закрытый список задач в тудуисте
Пример использования закрытого списка задач — задача «______» и есть та черта, закрывающая список

Невыполнимая задача в Тудуисте. В статье «Нюансы Тудуиста» я рассказывал, как сделать задачу, которую нельзя закрыть — нужно начать писать задачу с символа «*», а дальше любые символы. Так появится задача, которая имитирует черту, закрывающую список. Соответственно нужно сделать только те задачи, которые записаны выше этой черты и не трогать то, что появится ниже.

Невыполнимая задача в тудуист Задача которую не выполнить задача которую не закрыть
Звёздочка + пробел и какие-то символы, типа —

Отдельный тег «сделать сейчас» в Тудуисте. В платной версии Тудуиста пользователю открываются теги, которые расширяют возможности таск-менеджера.

  1. Создайте отдельный тег «сделать сейчас», который выполнит задачи закрытого списка.
  2. Регулярно делайте обзор инбокса или задач на сегодня, выбирайте по вкусу 2-3-5 или другое количество задач, которые планируете делать в ближайшее время.
Закрытый список с помощью тега
Создаём закрытый список с помощью отдёльного тега. У меня это «сделать сейчас» — одномоментно в нём может присутствовать только три задачи. Сделал три задачи — иди на новый обзор дел и составление нового списка. Недостаток — задача «сбрасывается»

В общем-то, не нужно делать закрытый список на весь день, можно и на ближайшие два часа, а потом вновь повторить. Главное в закрытых списках это то, что пока не сделаешь все записанные задачи, ты не приступаешь к новым.

Пока не сделал записанное, не делаешь ничего нового

Инструменты без цели — время и ресурсы на ветер

Любые инструменты, фишки, приёмы — не работают, если нет чёткого понимания цели. Я на этом обжигался много раз.

Я хотел грамотно использовать своё время. Начинал изучать что-то, например, помодоро. Начинал применять. Меня хватало на 1-2 недели и я бросал. В первую очередь это из-за непонимания «зачем мне этот тайм-менеджмент», а потом из-за неправильного использования.

Сначала нужно проработать, зачем вам тайм-менеджмент и зачем вам работать — я называю эти вопросы «синхронизацией по целям». После можно использовать любые инструменты тайм-менеджмента, для того чтобы приблизиться к своей цели.

Я работаю дома. У меня безлимитное время проведения за компьютером: не выгоняет охранник из офиса, айти-специалист не ограничивает мой доступ в интернет, я сам определяю, когда я смотрю котиков на ютубе, а когда пишу посты. Из-за этого я работал с 8 утра до 1-2 ночи, пока глаза не выпадали. Тайм-менеджмент мне нужен, чтобы отдыхать, посвятить себя другим вещам и при этом не страдать от голода, я хочу ещё зарабатывать. Цель моего тайм-менеджмента — меньше работать, больше жить.

Все люди разные, кто-то способен работать 8 часов без перерывов, а кто-то устаёт после трёх часов работы в день. Но мы одинаковы в том, что наши ресурсы ограничены. Мне нравится пример с кофейней. Там много сортов кофе и множество способов приготовления кофе — я хочу выпить все варианты, но за один раз это сделать невозможно. Я не выпью всё на свете. Поэтому приходится делать выбор «Я выпью только этот кофе, а весь остальной нет. Нуууу, может быть завтра…»

Чем закрытые списки отличаются от открытых 

Список задач — это план того, что я запланировал сделать. Открытый список постоянно пополняется, а закрытый список статичен.

Открытый список задач —  классический инбокс: постоянно пополняется новыми задачами, их нужно сортировать  по приоритетам, определяя важность. К концу дня задач может стать больше, чем было утром. Открытые списки вызывают волнение и лишние переживания из-за того, что «весь день работал, а как будто ничего не сделал».

Моя любовь к работе с 8 до 2  ночи связана с тем, что задач всегда много. Это как с кофе. Находясь в кофейне — пью весь кофе, который там есть до посинения. Как в зефирном тесте — не в силах отказаться от очередной задачи, подгоняемый «успешным успехом» я стремлюсь стать продуктивнее и закрыть больше задач.

Закрытый список задач противоположность, что логично, открытому. Новые задачи в списке не появляются. К концу рабочего дня задач точно станет меньше. Если просто чётко и ровно работать, то к концу рабочего дня закроешь весь список дел, будешь чувствовать себя прекрасно от того, что столько классного и полезного сделал. Разрешишь себе отдохнуть и погулять. На следующий день с новыми силами приступаешь к работе с новым закрытым списком. Вместо постоянной гонки «делай-делай-делай», начинаешь больше думать о том, как лучше сделать ту или иную задачу — качество работы растёт.

Что делать с новыми задачами?

Переносить и делать их завтра.

Вся система Марка Фостера базируется на базовых штуках:

  • есть понимание «зачем я работаю и делаю эти дела»,
  • я делаю только то, что запланировал сегодня,
  • уменьшаю количество ситуаций, когда приходится нарушать запланированное на сегодня,
  • все новые задачи откладываю на завтра, чтобы они превратились в запланированные на сегодня задачи.

Фишка не в том, чтобы игнорировать задачи и постоянно откладывать их на завтра, а в том, чтобы Сделать только то, что запланировали. Все входящие задачи, неважно какие они, их нужно закидывать в инбокс, а потом сортировать.

Часть задач станет неактуальной. Иногда я такой сижу и работаю, в какой-то момент приходит в голову идея: «а как вообще относились к кофе в российской империи, где-то в 18 веке?». Раньше я бы бросил всё и пошёл изучать и гуглить этот вопрос. Сейчас я записываю эту задачу в инбокс, а во время задачи удаляю её или определяю, что она не очень срочная, сделаю её в выходные, или к тому времени мне надоест и я выключу её.

Другая часть задач превратится в задачи, которые надо сделать в контексте. Увидев опечатку в письме, я записываю «исправить опечатку Х». Когда я буду работать с почтой, я открою список накопленных задач по почте и буду с ними работать. Вместо того чтобы по каждой мелочи бегать в редактор и тратить на беготню больше времени, чем на саму работу. Контексты бывают разные — прогулка, во время обеда, работа со статьями, покупки.

Ещё какая-то часть задач во время сортировки станет планом дел на завтра.

Чек-листы — это идеальный пример закрытых списков 

Каждый, наверное, работал с чек-листами. Все чек-листы — это закрытые задачи ограниченные рамками задачи.

чек лист
Часть моего типичного чек-листа для проведения планёрок по одному из проектов

Что интересно, вы можете сделать чек-лист с любым количеством пунктов, максимально подробно расписать, что нужно Сделать и всё равно это будет закрытый список задач. Причём подробность чек-листа не увеличивает количество и время работы.

Каждую среду в 13:00 по московскому времени я стараюсь провести прямой эфир в SMMplanner. Чтобы провести хороший эфир, нужно сделать много разных дел до эфира и много разных дел во время эфира. Без чек-листов сложно запомнить, что именно и когда надо делать.

Я написал чек-лист, чтобы не забывать обо всех постах, рассылках, настройках и сервисах и первое время мне казалось, что это всё излишнее усложнение, которое занимает кучу лишнего времени. Но когда я попробовал провести эфир без чек-листа — я действительно всё сделал на полчаса быстрее, при этом забыл сделать пару важных постов и кучу вещей с настройкой эфира. Чек-лист помогал провести хороший эфир, при этом у меня фиксированный процесс, а без чек-листа я гарантированно провожу плохой эфир, так как не помню, что и когда нужно сделать.

Закрытые списки помогают разгребать завалы

В обычной жизни с открытыми списками задач, которые нужно постоянно приоритизировать будут задачи, горы задач, которые переносятся изо дня в день. Часть задач устареет и отвалится по естественным причинам. Из-за ошибок в работе часть срочных и важных задач будет откладываться на последний день, что грозит срывов дедлайнов.

Горы невыполненных задач — демотивируют. Когда я был студентом и подрабатывал в офисе, я иногда брал работу на дом, работал в выходные, а один раз взял отпуск на три дня, чтобы разгрести завал.

Сейчас бы я сделал бы так.

  1. Поставлю на завтра задачу «отсортировать невыполненные задачи»
  2. На следующий день, когда приступлю к задаче «отсортировать» — у всех невыполненных задач сниму сроки, чтобы они просто висели в проектах и поставлю тег «гора задач» и проведу черту, превратив этот завал в закрытый список.
  3. Возьму 1-3 задачи на «завтра» и сделаю их «завтра» первым делом в рамках текущей инициативы.
  4. Поставлю задачу «отсортировать определить, какие задачи сделаю „завтра„».
  5. Повторю шаг 2, до тех пор, пока «гора» не исчезнет.

 

Вот вы говорите: «Илья, у тебя есть помодоро-доски, которые помогают тебе отдыхать — зачем закрытые списки?»

Ну представьте, что вы такое говорите, ок?

Помодоро-доска — это искусственное ограничение по времени работы. Его главная цель создать «охранника», который выгоняет  меня с работы. Помодоро-доска это про продуктивности, которая стремится поместить больше задач в единицу времени.

Закрытые списки ограничены непосредственно задачами и никак не связаны со временем работы.

Если вернуться в мою метафору кофейни:

  • помодоро-доски это время работы кофейни и ты всё время там сидишь и пьёшь кофе в своё удовольствие или хлещешь как не в себя, пока не закончится время.
  • закрытые списки — это понимание, что больше 1 литра кофе пить очень плохо. Да и один литр на самом деле много, поэтому ставишь ограничение 3-4 кружки кофе. То есть вы понимаете, что технически можете выпить и больше, но искусственно ограничиваете себя, вы же помните про свою цель.

Так и выходит что я использую сразу и помодоро-доски и закрытые списки. Помодоро-доски для того, чтобы не перетрудиться и повысить ценность своего часа, а закрытые списки отвечают за  продуктивность.

А что если появится задача, которую надо сегодня сделать, а не завтра

Делать сегодня.

Методика «сделай это завтра» и закрытые списки не говорят о том, чтобы сделать всё завтра, это не жёсткое правило, за которое вас кто-то накажет. Это принципы, по которым можно построить свою экосистему управления задачами.

Сделать сегодня

Позвонили из больницы. Сказали, что им доставили вашего близкого родственника. В такой ситуации бросайте всё и в больницу.

Вам вдруг пришло сообщение от банка: «Если вы не заплатите за кредит, мы вас арестуем». Бросайте всё и платите сейчас. Потом подумайте, почему подобное сообщение стало неожиданностью, вы ведь брали кредит и знаете, что его нужно отдавать. Делаете так, чтобы через месяц в вашем списке задач появился пункт «сделать сегодня: заплати по кредиту».

Сделать завтра

У вашей машины не включился подогрев сидений плюс печка для пассажиров не регулирует поток. Не критично, машина работает, прогревается, стекло оттаяло — просто первые две минуты попе немного холодно. Внесите в список задач «сказать механику о неполадках, когда буду заезжать в автомастерскую».

Пришла смс из частной медицинской лаборатории, где вы проходили скрининг. Написано, чтобы вы приходили за ними и режим работы. Вы ставите задачу на «завтра» зайти в лабораторию (по уму, в лаборатории вам должны сказать, когда будут готовы результаты и вы сразу ставите задачу «зайти в лабораторию на Х день»).

Пришла смс от почты России, написано, что пришла посылка из Китая. Ставите задачу на завтра «зайти в своё отделение почты».

Запомнить

  1. Инструменты без целей — ломаются. Сначала определить зачем вам весь этот тайм-менеджмент.
  2. Закрытые списки — это список дел, который не пополняется новыми задачами и делами до тех пор, пока не сделаешь то, что записал ранее.
  3. Небольшая бумажка, формата А6 или даже А7 — лучший пример закрытого списка.
  4. Чек-лист — идеальный пример закрытого списка ограниченный условиями задачи. Он может быть подробным и большим, но при этом он не увеличивает количество работы, зато здорово ускоряет процессы и избавляет от тупняка.
  5. Книга Марка Фостера «Сделай это завтра» — великолепна.
Заглядывайте на страницу курса для пишущих людей: авторов, контентщиков, копирайтеров и тех, кто занимается продвижением личного бренда: «Как писать каждый день: быстро, легко, даже если не хочется и не сдохнуть».