Закрытые списки дел — недооценённый инструмент таймменеджмента

Расскажу о закрытых списках — список дел, в котором не появятся новые задачи, пока не сделаешь старые. Самый недооценённый инструмент моего тайм-менеджмента, который я узнал из книги «Сделай это завтра» Марка Фостера.

Это статья рассказывает о моём личном опыте тайм-менеджмента. Я не призываю вас поступать также. Однако, возможно вам будет интересно узнать, как делаю я.

Как применять закрытые списки

1. Сформируйте список дел на один день, как привыкли.
2. Запишите только те дела, которые будете  Сделывать сегодня .
3. Работайте. Сделав одно дело — вычёркивайте его из списка.
4. Делайте те дела, что есть в списке.  Не делать те дела×, которых нет в списке , даже если они минутные (однако, не впадайте в крайности).
5. В течение дня не дописывайте в этот список новые дела, пока не сделаете написанные.

К концу рабочего дня этот список уменьшается или полностью заканчивается. В итоге я избавился от ощущения горы несделанных дел и перестал работать сверх меры.

Создаём закрытый список 

Знаю три варианта закрытых списков, два на Тудуисте, а один «классический».

Классический — записываю задачи на лист бумаги. Я ограничен физическими размерами листа и не запишу больше, чем на нем поместится.

Марк Фостер в книге несколько раз настаивал на том, что нужно провести черту, обознающую «всё, больше дел нет».

Ограничитель в Тудуисте, в качестве черты. Делаете невыполнимую задачу в Тудуисте и сдвигайте её на то количество задач, которые планируете сделать.

В статье «Нюансы Тудуиста»  описано, как сделать задачу, которую нельзя закрыть. Пишете задачу с символа «*». Соответственно нужно сделать только те задачи, которые записаны выше этой черты и не трогать то, что появится ниже.

Отдельный тег «сделать сейчас». В про-версии Тудуиста есть теги, а одной задаче можно повесить несколько тегов. Один из тегов «закрытый список», «сделать сейчас», «фокус» — назовите его как угодно!

1. Создайте отдельный тег «сделать сейчас», который выполнит задачи закрытого списка.
2. Регулярно делайте обзор инбокса или задач на сегодня, выбирайте по вкусу 2-3-5 или другое количество задач, которые планируете делать в ближайшее время.

На самом деле, закрытый список не нужно делать на весь день. Для начала можно делать на обозримые 2-4 часа. Для меня главное не отвлекаться от дел в погоне за новыми задачами, поэтому я использую закрытые списки для того, чтобы делать только то, что записал. Ну ещё для того, чтобы не было груза несделанных задач. 

Инструменты без цели — время и ресурсы на ветер

Любые инструменты, фишки, приёмы — не работают, если нет чёткого понимания цели. Я на этом обжигался много раз.

Я хотел грамотно использовать своё время. Начинал изучать что-то, например, помодоро. Начинал применять. Меня хватало на 1-2 недели и я бросал. В первую очередь это из-за непонимания «зачем мне этот тайм-менеджмент», а потом из-за неправильного использования.

Сначала нужно проработать, «зачем вам тайм-менеджмент», «зачем вам работать» — я называю эти вопросы «синхронизацией по целям». После можно использовать любые инструменты тайм-менеджмента, для того чтобы приблизиться к своей цели.

Я работаю дома. У меня безлимитное время проведения за компьютером: не выгоняет охранник из офиса, айтишник не запрещает мне интернет. Я сам определяю, когда я смотрю котиков на ютубе, а когда пишу посты. Из-за этого я работал с 8 утра до 1-2 ночи, пока глаза не выпадали.  Тайм-менеджмент мне нужен, чтобы отдыхать, посвятить себя другим вещам и при этом не страдать от голода , я хочу ещё зарабатывать. 

Все люди разные, кто-то способен работать 8 часов без перерывов, а кто-то устаёт после трёх часов работы в день. Но все мы одинаковы в том, что наши ресурсы ограничены.

Представьте вы в кофейне. Тут много сортов кофе, напитков, выпечки. Хочется попробовать буквально всё. Но за один раз это сделать невозможно.  Приходится делать выбор «Я выпью только этот кофе, а весь остальной нет. Нуууу, может быть завтра…»

Чем закрытые списки отличаются от открытых 

Список задач — это план того, что я запланировал сделать. Открытый список постоянно пополняется, а закрытый список статичен.

Поэтому мне так нравится вести их на бумаге, которая физически ограничивает мои аппетиты по части задач и напоминает о моих ограниченных возможностях. 

Открытый список задач —  классический инбокс. Он постоянно пополняется новыми задачами, их нужно сортировать по приоритетам, определяя важность. К концу дня задач может стать больше, чем было утром. Открытые списки вызывают волнение и лишние переживания из-за того, что «весь день работал, а как будто ничего не сделал».

Моя любовь к работе с 8 до 2  ночи связана с тем, что задач всегда много. Это как с кофе. Находясь в кофейне — пью весь кофе, который там есть до посинения. Как в зефирном тесте — не в силах отказаться от очередной задачи, подгоняемый «успешным успехом» я стремлюсь стать продуктивнее и закрыть больше задач.

Закрытый список задач противоположность открытому, что логично. Новые задачи в списке не появляются. К концу рабочего дня задач станет меньше. Сделываешь задачи, к концу рабочего дня закроешь весь список дел.

Я после того как закрываю список дел — лучше себя чувствую, разрешаю отдыхать, погулять. На следующий день появляется больше мотивации работать и нет постоянной гонки «давай-делай-давай-делай». А ещё появляется больше времени подумать — как сделать лучше. 

Что делать с новыми задачами?

Переносить и делать их завтра. За исключением реально срочных: пожар, авария, больница.

Я пишу эту стать и вижу, что вордпрес просит обновить плагины. Раньше, я бы сразу обновил плагины → у меня появилось новое дело, я его не записал в Тудуист или на бумажку и сразу сделал. Теперь я записываю «обновить плагины» на завтра. А ещё лучше, так как плагины регулярная задача, поставить раз в две недели задачу, проверить и обновить плагины.

Вся система Марка Фостера базируется на базовых штуках:

• есть понимание «зачем я работаю и делаю эти дела»,
• я делаю только то, что запланировал сегодня,
• уменьшаю количество ситуаций, когда приходится нарушать запланированное на сегодня,
• все новые задачи откладываю на завтра.

Фишка не в том, чтобы игнорировать задачи и постоянно откладывать их на завтра, а в том, чтобы  Сделать только то, что запланировали . Все входящие задачи нужно закидывать в инбокс, а потом сортировать.

Во время сортировки часть задач автоматически станет неактуальной. Иногда я такой работаю, приходит идея: «а как вообще относились к кофе в Российской империи, где-то в 18 веке?». Записываю задачу. А во время сортировки теряю к этому вопросу интерес или у неё изменится приоритет, я ее поставлю на выходные. Дело в том, что мы автоматически считаем более важные задачи те, о которых мы помним и думаем сейчас. Из-за этого можем постоянно отвлекаться. Меняем патерн с реактивного действия на осознаное, становимся продуктивнее.

Чек-листы — идеальный пример закрытых списков 

Каждый, наверное, работал с чек-листами. Все чек-листы — это закрытые задачи ограниченные рамками задачи.

Закрытые списки помогают разгребать завалы

С открытыми списками задач постоянно будут горы задач, которые переносятся изо дня в день. Часть срочных и важных задач будет откладываться на последний день, что грозит срывом дедлайнов.

Гора невыполненных задач — демотивирует, вызывает чувство вины. Заставляет побыстрее уничтожить эту гору, чтобы стать хорошим. Когда я был студентом и подрабатывал в офисе, я иногда брал работу на дом, работал в выходные, а один раз даже взял отпуск на три дня, чтобы разгрести завал.

Закрытые списки помогают предвидеть новые горы и уничтожить текущие. Сейчас я работаю примерно так:

1. Поставлю на завтра задачу «отсортировать невыполненные задачи»
2. На следующий день, когда приступлю к задаче «отсортировать» — у всех невыполненных задач сниму сроки, чтобы они просто висели в проектах и поставлю тег «гора задач» и проведу черту, превратив этот завал в закрытый список.
3. Возьму 1-3 задачи на «завтра» и сделаю их «завтра» первым делом в рамках текущей инициативы.
4. Поставлю задачу «отсортировать определить, какие задачи сделаю „завтра„».
5. Повторю шаг 2, до тех пор, пока «гора» не исчезнет.

? Вот вы говорите: «Илья, у тебя есть помодоро-доски, которые помогают тебе отдыхать — зачем закрытые списки?»

Ну представьте, что вы такое говорите, ок?

Помодоро-доска — это искусственное ограничение по времени работы. Его главная цель создать «охранника», который выгоняет  меня с работы. Помодоро-доска это про продуктивности, которая стремится поместить больше задач в единицу времени.

Закрытые списки ограничены непосредственно задачами и никак не связаны со временем работы.

Если вернуться в мою метафору кофейни:

• помодоро-доски это время работы кофейни и ты всё время там сидишь и пьёшь кофе в своё удовольствие или хлещешь как не в себя, пока не закончится время.
• закрытые списки — это понимание, что больше 1 литра кофе пить очень плохо. Да и один литр на самом деле много, поэтому ставишь ограничение 3-4 кружки кофе. То есть вы понимаете, что технически можете выпить и больше, но искусственно ограничиваете себя, вы же помните про свою цель.

Так и выходит что я использую сразу и помодоро-доски и закрытые списки. Помодоро-доски для того, чтобы не перетрудиться и повысить ценность своего часа, а закрытые списки отвечают за  продуктивность.

? А что если появится задача, которую очень надо сегодня сделать, а не завтра?

Делать сегодня.

Методика «сделай это завтра» и закрытые списки не говорят о том, чтобы сделать всё завтра. Это не жёсткое правило, за которое вас кто-то накажет. Это принципы, по которым можно построить свою экосистему управления задачами. Однако не так уж и много задач нужно сделать сегодня.

Сделать завтра	Сделать сегодня
У вашей машины не включился подогрев сидений плюс печка для пассажиров не регулирует поток. Не критично, машина работает, прогревается, стекло оттаяло — просто первые две минуты попе немного холодно. Внесите в список задач «сказать механику о неполадках, когда буду заезжать в автомастерскую».	Позвонили из больницы. Сказали, что им доставили вашего близкого родственника. В такой ситуации бросайте всё и в больницу.
Пришла смс из частной медицинской лаборатории, где вы проходили скрининг. Написано, чтобы вы приходили за ними и режим работы. Вы ставите задачу на «завтра» зайти в лабораторию (по уму, в лаборатории вам должны сказать, когда будут готовы результаты и вы сразу ставите задачу «зайти в лабораторию на Х день»).	Вам вдруг пришло сообщение от банка: «Если вы не заплатите за кредит, мы вас арестуем». Бросайте всё и платите сейчас. Потом подумайте, почему подобное сообщение стало неожиданностью, вы ведь брали кредит и знаете, что его нужно отдавать. Делаете так, чтобы через месяц в вашем списке задач появился пункт «сделать сегодня: заплати по кредиту».
Пришла смс от почты России, написано, что пришла посылка из Китая. Ставите задачу на завтра «зайти в своё отделение почты».

? А что делать, если список слишком большой

Думать и рулить по ситуации, а что ещё делать?

Думать — почему вы делаете список больше и о том, как сделать список меньше.

Рулить — включить творческое мышление и разрулить проблемы.

Я когда ловлю себя на том, что делаю больше задач чем успею, вспоминаю кофейню с большим выбором кофе. Тогда начинаю жёстче относиться к задачам — какие-то уволить, они не помогают двигаться вперёд, какие-то делегирую, что-то упрощаю.  

? А что делать, если список есть, но он не работает, постоянно делаешь левые задачи

Думать зачем и почему делаешь левые задачи.

Если вы постоянно отвлекаетесь на приходящие откуда-то задачи, то очевидно, что вы их считаете более важными. В вашей жизни слишком много случайностей.

• Начните делать закрытые списки из 2-3 небольших дел. Приучая себя вообще работать по списку, не отвлекаясь.
• Пусть список висит на видном месте, чтобы было меньше поводов самообманываться.
• Отслеживайте как вы начинаете левачить. В зависимости от контекста, применяйте контрмеры.

Контекст	Контрмеры
Мелкие регулярные задачи, вроде ответить на сообщения и проверить платежи	Поставьте регулярную задачу и заложите на них сколько-то времени.
Незапланированная штука, на которую надо реагировать срочно. К примеру, отвечать на сообщения клиентов, так как я работаю в колл-центре	Это не случайность, это ваша работа, которую надо выполнять. Постройте систему реагирования на такие задачи.
Прилетает задача от начальника с пометкой «срочно»	Научитесь договариваться и выстраивать границы. Разбирайтесь в задаче, почему она срочная и насколько она срочнее имеющегося списка?

Запомнить

1. Инструменты без целей — ломаются. Сначала определить зачем вам весь этот тайм-менеджмент.
2. Закрытые списки — это список дел, который не пополняется новыми задачами и делами до тех пор, пока не сделаешь то, что записал ранее.
3. Небольшая бумажка, формата А6 или даже А7 — лучший пример закрытого списка.
4. Чек-лист — идеальный пример закрытого списка ограниченный условиями задачи. Он может быть подробным и большим, но при этом он не увеличивает количество работы, зато здорово ускоряет процессы и избавляет от тупняка.
5. Книга Марка Фостера «Сделай это завтра» — великолепна.
6. Зарегистрируйтесь в Тудуисте, по ссылке https://todoist.com/r/ilycapslusarev_gwkfhc — 2 месяца про-версии бесплатно.